--- title: O que é gestão de documentos e como implementar? url: https://www.omie.com.br/blog/como-fazer-uma-boa-gestao-de-documentos/ description: Ter uma boa gestão de documentos é essencial em um negócio. Saiba como implementar para alcançar uma gestão mais eficiente. updated: 2026-09-18 --- # Como fazer uma boa gestão de documentos? Se você tem uma empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte, sabe que existe o lado burocrático que acumula um grande volume de dados e papéis para o cumprimento de regras previstas por lei. Para facilitar a organização de uma empresa, existe a gestão de documentos. Ter uma boa gestão de documentos, sejam eles físicos ou digitais, pode contribuir para o sucesso da sua estratégia. Ela auxiliará em atividades rotineiras, tomada de decisões, entre outros fatores que são decisivos para ter um negócio bem-sucedido. Até aqui, você já viu que ela é um dos processos mais importantes para um negócio. Portanto, se quer entender mais sobre o que é ter uma boa gestão de documentos, continue lendo este artigo. Você irá entender a importância de aplicar esse tipo de processo em sua empresa, além de dicas para te auxiliar a implementar em sua estratégia. Boa leitura! ## O que é gestão de documentos? A gestão de documentos é um conjunto de [funções administrativas](https://www.omie.com.br/blog/quais-sao-as-funcoes-administrativas-de-uma-empresa/), políticas e medidas que uma empresa estabelece para organizar a documentação, como contratos, impostos, folhas de pagamento etc. É um processo que impacta a administração, registro, manutenção, acesso, melhorando de forma geral o negócio. Todo tipo de negócio possui uma quantidade de arquivos que irá crescer de forma exponencial, pois é o esperado para todo negócio. No entanto, a má gestão dessas informações pode causar problemas, como lentidão nos processos, e outros mais graves, como a perda de informações importantes. Dessa forma, com a gestão de documentos, os dados empresariais podem ser preservados, possuindo cópias de segurança, e, até mesmo, dar mais espaço para a equipe trabalhar em cima do [controle empresarial](https://www.omie.com.br/blog/controle-empresarial-confira-como-fazer-o-da-sua-empresa/) e tirar vantagens competitivas. ## Por que fazer uma boa gestão de documentos? Todo tipo de negócio lida com um grande número de dados, de diversas naturezas. Para administrar esse volume, é necessário buscar o auxílio de métodos mais eficientes e usar as ferramentas apropriadas. Portanto, a gestão de documentos pode ocupar um papel de extrema importância na estratégia da sua empresa e suas vantagens vão além de apenas salvar e organizar os documentos. Confira: - **Agiliza a tomada de decisões**: a gestão de documentos permite que a empresa antecipe problemas, impactando positivamente na tomada de decisões. - **Redução de custos**: o uso da tecnologia para organizar os documentos otimiza o uso da estrutura da empresa, já que arquivos digitais não ocupam espaço, gerando menos custos. - **Aumenta a produtividade**: com a gestão de documentos, sua equipe não perde tempo buscando documentos, pois eles estão a um clique de distância e fácil de serem encontrados. - **Padronização de processos**: o armazenamento se torna mais simples, pois todos os documentos terão uma nomenclatura e uma categoria estabelecida, facilitando o dia a dia da empresa. Além disso, uma **gestão de documentos inadequada** pode promover riscos, por exemplo, alguns documentos possuem prazo para expirar e, depois disso, eles não possuem validade legal, como no caso de uma falta de [controle de notas fiscais](https://www.omie.com.br/blog/controle-de-notas-fiscais-guia-completo-para-sua-empresa/). Por isso, implementar uma gestão de dados na sua empresa permite que você reserve um espaço na tabela com a descrição e a data de validade de cada documento para não perder prazos importantes e garantir que tudo esteja sempre em ordem. ## Como fazer a gestão documental de forma eficiente? Após entender o porquê que a gestão de documentos é importante e como ela traz autonomia para as empresas, veja como aplicar esse processo para otimizar o desempenho da sua estratégia. Não existe um jeito único e correto de realizar esse processo. No entanto, listamos as principais dicas que podem nortear a forma como você vai organizar e gerenciar de forma eficiente os dados empresariais. ### Classifique os documentos Para facilitar o dia a dia e as buscas pelos documentos, desenvolva um padrão de identificação para eles. Ao longo do crescimento de um negócio, o volume de documentos cresce e, por isso, é necessário se organizar de forma inteligente. Você pode, por exemplo, criar siglas para as áreas da empresa, adotar sistemas de abreviação e controle por datas, entre outros métodos. Não existe uma forma única, tudo depende de como a sua empresa se organiza. ### Crie uma política de uso e acesso Uma informação importante aberta para que qualquer um possa acessar pode trazer prejuízos para o seu negócio. Por isso, seja qual for o tamanho da sua empresa, é fundamental criar políticas para uso e acesso dos documentos, gerenciando quais pessoas têm acesso a determinados arquivos. ### Invista na digitalização periódica Por mais que vivamos num mundo tecnológico, nenhuma empresa possui todos os seus dados digitalizados. Por isso, uma das boas práticas de gestão de documentos é definir uma rotina de digitalização. Assim, você mantém a versão física, mas contará com uma cópia digital para futuras emergências. ### Faça _backups_ com frequência O _**backup**_ é um recurso que cria uma cópia de um arquivo digital, duplicando-o e armazenando em um segundo local. É uma forma de proteger os documentos, dados e informações. Da mesma forma que a digitalização, uma das boas práticas de gestão de documentos é realizar _backups_ frequentes para que nenhum documento corra o risco de ser perdido. ### Padronize Um dos princípios da gestão de documentos é a padronização. Na gestão de documentos, você deve padronizar a nomenclatura de documentos, bem como suas categorias. Desse modo, tanto o armazenamento como o acesso se tornam mais simples e fáceis de serem localizados. ### Invista na tecnologia A maneira mais eficiente de realizar a gestão de documentos é através do uso de tecnologia em nuvem, como o [sistema de gestão ERP da Omie](https://www.omie.com.br/). A tecnologia em nuvem oferece soluções que facilitam a organização dos documentos para escritórios, bem como o acesso pelos colaboradores, gestores e líderes. ## Qual a importância de automatizar a gestão de documentos? A gestão de documentos representa um passo rumo ao futuro, para as empresas e, ao adotar um sistema de gestão que automatize todo esse processo, traz diversas vantagens. ### Organização A organização é um dos pilares da automatização da gestão de documentos, pois essa prática ajuda a organizar os documentos já existentes de uma empresa e serve de base para a entrada de novos documentos. ### Armazenamento A gestão de documentos automatizada permite que os arquivos sejam acessados, armazenados e organizados de maneira mais eficiente. Isso porque um sistema de gestão de documentos permite que um arquivo seja organizado de forma que facilite sua busca para os colaboradores. ### Segurança de dados Através da utilização da tecnologia de computação em nuvem para armazenar e organizar os documentos de uma empresa, todos os arquivos possuirão _backups_ periódicos, além de terem um controle rigoroso de quem ou não tem acesso para mexer no sistema. ### Compartilhamento Uma empresa que preza pelo fator de compartilhamento auxilia na otimização dos processos internos do negócio e na capacitação de sua própria equipe. Os documentos digitais podem ser acessados por diversas pessoas ao mesmo tempo, bem como oferecem a possibilidade de editar um arquivo em conjunto, facilitando a rotina de trabalho. ### Redução de falhas Ter uma boa gestão de documentos diminui as chances de haver erros humanos no cotidiano, como perda de documentos importantes, danos ou alterações não intencionais. Com a automatização da gestão de documentos, você consegue administrar quem acessa determinados documentos e garante cópia de tudo que pode ser editado por terceiros. ## A tecnologia aliada ao seu negócio Como vimos, a gestão de documentos é importante para que o seu negócio seja o mais eficiente e produtivo possível. Além do mais, em uma era dos dados, é de extrema importância que todas as empresas se adaptem a essa realidade. Portanto, quanto mais organizado for realizada a gestão de documento, mais estratégica será a sua equipe, que poderá acessar os arquivos de qualquer lugar, além de saber como chegar nele de forma mais rápida. Com uma visão cada vez mais estratégica da própria área, o seu negócio tende a crescer e ser cada dia mais rentável. Como o uso da tecnologia é tão importante nesse processo, consequentemente, é necessário manter uma proteção robusta para os seus dados empresariais. Veja [como ampliar a segurança das suas informações](https://www.omie.com.br/blog/como-ampliar-a-seguranca-das-suas-informacoes/) e garanta que todo esse processo seja feito da forma mais segura e organizada possível.