{"id":4937,"date":"2024-07-25T16:34:00","date_gmt":"2024-07-25T19:34:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.omie.com.br\/blog\/?p=4937"},"modified":"2024-08-05T11:39:18","modified_gmt":"2024-08-05T14:39:18","slug":"reembolso-de-despesas-corporativas","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.omie.com.br\/blog\/reembolso-de-despesas-corporativas\/","title":{"rendered":"Reembolso de despesas corporativas: o que \u00e9, como funciona e principais tipos"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">O reembolso de despesas corporativas precisa ser contabilizado da maneira correta para n\u00e3o atrapalhar a gest\u00e3o financeira da empresa e a rela\u00e7\u00e3o com os funcion\u00e1rios. Assim, \u00e9 preciso ter uma pol\u00edtica clara para esse processo e evitar erros ao fazer esses lan\u00e7amentos.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Nesse artigo, descubra o que \u00e9 reembolso de despesas, o que a legisla\u00e7\u00e3o diz sobre e como contabilizar esse gasto para n\u00e3o comprometer o equil\u00edbrio financeiro da empresa.<\/span><\/p>\n<h2><span style=\"font-weight: 400;\">O que \u00e9 reembolso de despesas?<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">O reembolso de despesas corporativas \u00e9 um processo do departamento financeiro que pretende indenizar os funcion\u00e1rios que precisaram custear, utilizando recursos pessoais, qualquer tipo de gasto ao realizar atividades \u00e0 disposi\u00e7\u00e3o da empresa.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Sendo assim, envolve a presta\u00e7\u00e3o de contas de todos os valores que podem compreender desde a realiza\u00e7\u00e3o de uma viagem corporativa at\u00e9 \u00e0queles originados em treinamentos externos e visitas \u00e0 clientes.<\/span><\/p>\n<h2><span style=\"font-weight: 400;\">Como funciona o reembolso de despesas?<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Qualquer empresa, independente do setor ou tamanho, pode ter que realizar o reembolso de despesas de seus colaboradores, tanto em situa\u00e7\u00f5es de viagem a trabalho quanto para o reembolso no home office.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Assim, \u00e9 importante que a empresa tenha uma pol\u00edtica de reembolso com regras claras e que se fa\u00e7a conhecida dentre os colaboradores.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u00c9 poss\u00edvel fazer o ressarcimento dos gastos j\u00e1 ocorridos, mediante a apresenta\u00e7\u00e3o de comprovantes, ou dar um adiantamento para o colaborador com um valor de di\u00e1rias que ele pode usar para custear alimenta\u00e7\u00e3o e transporte, por exemplo. Tamb\u00e9m, \u00e9 poss\u00edvel fazer o adiantamento do valor da hospedagem e posterior ressarcimento de gastos com transporte e alimenta\u00e7\u00e3o.<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Quais os principais tipos de reembolso?<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Entre os reembolsos de despesa corporativas est\u00e3o, principalemnte, o ressarcimento de:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">alimenta\u00e7\u00e3o;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">hospedagem;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">transporte;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">ajuda de custo home office.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">O que diz a CLT sobre o reembolso de despesas<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">A legisla\u00e7\u00e3o sobre reembolso das despesas considera que esse pagamento n\u00e3o possui natureza salarial e sim indenizat\u00f3ria. A exce\u00e7\u00e3o \u00e9 quando os valores recebidos pelas di\u00e1rias de viagem ultrapassam 50% do sal\u00e1rio do funcion\u00e1rio.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">A lei estabelece modalidades de despesas reembols\u00e1veis, como viagens corporativas, gastos com o trabalho home office e transfer\u00eancias de local de trabalho que levem \u00e0 mudan\u00e7a de domic\u00edlio do colaborador.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Em rela\u00e7\u00e3o a reembolsos de despesas e tributa\u00e7\u00e3o, saiba que esses valores recebidos pelo colaborador s\u00e3o classificados como \u201cn\u00e3o tribut\u00e1veis&#8221; no IRPF.<\/span><\/p>\n<h2><span style=\"font-weight: 400;\">Qual a import\u00e2ncia de ter um reembolso de despesas otimizado?<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u00c9 fundamental que o gestor e o departamento financeiro tenham uma pol\u00edtica de reembolso para poderem organizar as finan\u00e7as quando houver esse tipo de gasto. Afinal, da mesma forma que as <\/span><a href=\"https:\/\/www.omie.com.br\/blog\/despesas-operacionais-o-que-sao-e-como-impactam-seu-negocio\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">despesas operacionais<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> s\u00e3o lan\u00e7adas nas contas da empresa, o reembolso de despesas corporativas tamb\u00e9m deve ser.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u00c9 comum supor que o reembolso de despesas resuma-se em ressarcir os funcion\u00e1rios que custeiam despesas corporativas com seu pr\u00f3prio dinheiro, por\u00e9m ele engloba diversos aspectos da gest\u00e3o financeira.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Desde o planejamento or\u00e7ament\u00e1rio, at\u00e9 o compliance e a finaliza\u00e7\u00e3o no fluxo de caixa, \u00e9 preciso ter uma vis\u00e3o estrat\u00e9gica sobre o reembolso. Por isso, ter um processo enxuto e eficiente, al\u00e9m de regras definidas, \u00e9 essencial para prevenir irregularidades.<\/span><\/p>\n<h2><span style=\"font-weight: 400;\">Quais os principais erros no processo de reembolso de despesas?<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Da mesma forma que \u00e9 preciso cuidado ao fazer o controle de <\/span><a href=\"https:\/\/www.omie.com.br\/blog\/despesas-fixas-e-variaveis-o-que-sao-e-como-fazer-a-gestao\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">despesas fixas e vari\u00e1veis<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">, o reembolso delas exige aten\u00e7\u00e3o. Confira 3 erros que voc\u00ea deve evitar nesse processo.<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">1. Falta de planejamento<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">O planejamento \u00e9 um ponto crucial para qualquer atividade exercida por uma empresa. Para o reembolso de despesas isso n\u00e3o seria diferente, ou seja, n\u00e3o \u00e9 algo que pode ser definido no improviso.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Assim, para conseguir um processo de reembolso ideal, certifique-se de estruturar esse fluxo para ter diretrizes concretas quando houver a necessidade de ressarcir os colaboradores.<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">2. Monitoramento manual<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">A confer\u00eancia manual de reembolsos de despesas gera ac\u00famulo de papel e n\u00e3o \u00e9 precisa, diferentemente da feita por sistemas automatizados. Isso porque, manualmente, \u00e9 necess\u00e1rio conferir se as despesas descritas no relat\u00f3rio coincidem com os valores dos recibos e comparar tais valores aos limites permitidos pela empresa.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">O trabalho manual pode ainda gerar falhas nas confer\u00eancias sobre despesas duplicadas, ou seja, quando um mesmo comprovante \u00e9 utilizado mais de uma vez em diferentes solicita\u00e7\u00f5es de reembolso.<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">3. Pol\u00edticas de reembolso extremamente restritivas ou permissivas<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Estabelecer pol\u00edticas muito restritivas pode causar um impacto negativo nos custos ou no bem-estar dos seus colaboradores. Por outro lado, pol\u00edticas com uma margem grande de gastos ou sem restri\u00e7\u00f5es acabam gerando custos extras para a empresa.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Por isso, procure um equil\u00edbrio ao estabelecer as pol\u00edticas de despesas corporativas, tentando cobrir todas as necessidades do funcion\u00e1rio e, ao mesmo tempo, colocando um limite de gastos com bom senso.<\/span><\/p>\n<h2><span style=\"font-weight: 400;\">Como contabilizar o reembolso de despesas?<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Al\u00e9m de gerenciar o reembolso de despesas, \u00e9 necess\u00e1rio tamb\u00e9m contabiliz\u00e1-las da maneira correta. Assim, veja abaixo as etapas que voc\u00ea precisa cumprir.<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Defina uma al\u00e7ada de aprova\u00e7\u00e3o<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Quem ficar\u00e1 respons\u00e1vel por conferir os relat\u00f3rios de despesas? E quem ser\u00e1 respons\u00e1vel por autorizar os gastos? \u00c9 fundamental definir bem esses pap\u00e9is, mas cuidado para n\u00e3o ter muitos n\u00edveis de aprova\u00e7\u00e3o, pois seu processo pode se tornar muito burocr\u00e1tico e perder a efici\u00eancia.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Assim, para uma empresa m\u00e9dia, por exemplo, o n\u00famero ideal de n\u00edveis de aprova\u00e7\u00e3o pode ser apenas dois: o gestor da \u00e1rea e o respons\u00e1vel do financeiro.<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Estabele\u00e7a os centros de custos<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Centro de custo \u00e9 uma forma de divis\u00e3o interna que cria unidades independentes em rela\u00e7\u00e3o \u00e0 apura\u00e7\u00e3o de despesas e receitas, garantindo uma gest\u00e3o de gastos mais eficaz.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Dentro do processo de reembolso de despesas, a defini\u00e7\u00e3o desses centros ajudar\u00e1 na organiza\u00e7\u00e3o e na tomada de decis\u00e3o estrat\u00e9gica quanto ao or\u00e7amento empregado para tais fins.<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Padronize a presta\u00e7\u00e3o de contas<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Defina quais despesas s\u00e3o consideradas reembols\u00e1veis e, com base nisso, estabele\u00e7a um modelo de relat\u00f3rio de despesas. O mais comum \u00e9 que seja exigida a apresenta\u00e7\u00e3o de notas fiscais, cupons fiscais ou <\/span><a href=\"https:\/\/www.omie.com.br\/blog\/sites-para-fazer-recibo-online\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">recibos<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> para a comprova\u00e7\u00e3o dos gastos.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Estabele\u00e7a tamb\u00e9m uma data limite para entrega do relat\u00f3rio de despesas pelos funcion\u00e1rios.<\/span><\/p>\n<h2><span style=\"font-weight: 400;\">Import\u00e2ncia de um sistema de gest\u00e3o para otimizar o reembolso de despesas<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Para que a pol\u00edtica de reembolso de despesas seja seguida, \u00e9 fundamental ter controle da gest\u00e3o financeira da empresa. Isso pode ser feito com o uso de um software de gest\u00e3o, que permite automatizar as tarefas, facilitando o lan\u00e7amento de <\/span><a href=\"https:\/\/www.omie.com.br\/blog\/o-que-sao-despesas-administrativas-e-como-reduzi-las\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">despesas administrativas<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> e demais dados.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Com isso, sua equipe financeira consegue direcionar a aten\u00e7\u00e3o a outras atividades, como previs\u00e3o de or\u00e7amento, e evitar erros e retrabalhos.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Nesse sentido, \u00e9 importante contar com solu\u00e7\u00f5es que ofere\u00e7am todas as funcionalidades que a sua empresa precisa. Conhe\u00e7a o <\/span><a href=\"https:\/\/www.omie.com.br\/empreendedores\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">sistema ERP Omie<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> e descubra por que essa tecnologia vai impulsionar seu neg\u00f3cio!<\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Ter uma pol\u00edtica de reembolso de despesas e contabilizar esses gastos da forma correta s\u00e3o medidas importantes para gest\u00e3o eficiente de uma empresa. 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