O caminho para a gestão completa da sua empresa

Gestão empresarial é um desafio maior do que muitos empreendedores imaginam, mas pode ser também bem menos complicada do que outros enfrentam. Conheça as principais estratégias e técnicas que você precisa dominar para otimizar a gestão do seu empreendimento

Se quisermos definir a gestão de uma empresa, podemos dizer que é o conjunto de ações, planos e companhamentos de dados que precisam ser feitos para permitir que esta companhia consiga funcionar, crescer e ter lucro. Embora possa ser uma frase bonita, sozinha ela não diz rigorosamente nada.

Afinal, gestão empresarial não é algo que possa ser simplificado em pequenas definições, sem que se perca muito do seu sentido. Por que? Ora, porque fazer a gestão de um empreendimento é algo complexo, dinâmico e profundamente delicado. E o mais interessante, é que a dificuldade do processo cresce exponencialmente com o crescimento da sua empresa.

É aquela velha história, quando a empresa ainda é bem pequena e familiar, tudo está sobre total controle. Mas quando surge a primeira oportunidade de expandir um pouco os negócios, e o empreendedor resolve comprar este desafio, de repente tudo vai ficando muito complexo, até chegar no ponto onde o empreendedor talvez prefira encolher de volta a sua empresa, para ter mais segurança na sua gestão.

Não há nada de errado com isso, antes que alguém me conteste, apenas a tristeza do desperdício de um enorme potencial. São afinal, dores do crescimento, e na História temos incontáveis exemplos de sucesso de empreendedores que passaram por elas. Poderia falar um pouco sobre Henry Ford, Steve Jobs ou Kiichiro Toyoda, que escreveu o nome da sua companhia com T ao invés de D, por questões de numerologia.

Mas além desta curiosidade, há importância em falar sobre um outro grupo de empresários, aqueles que tinham ideias tão boas quanto a destes citados, que hoje são considerados visionários. Quem são? Difícil citar nomes, estes que são agora mencionados, não tiveram sucesso e suas empresas não sobreviveram.

Por que então falar deles? Porque eles provam algo muito importante que poucas pessoas acreditam, uma boa ideia não faz sozinha uma boa empresa. O que falta então nesta receita de sucesso? A execução desta ideia, e para isso você precisa focar e ter sucesso em uma coisa, a gestão.

Então quais são então as tendências da gestão empresarial para eu aplicar na minha empresa hoje?
capítulo 01

Então quais são então as tendências da gestão empresarial para eu aplicar na minha empresa hoje?

Podemos simplificar e assim começarmos com uma sigla um pouco complicada pelo nome, mas que é um crucial ponto de partida. A sigla é 5W2H, estranha, mas com alta possibilidade de te dar um novo gás à organização e produtividade da sua companhia.

A sigla é basicamente os 7 pontos que você precisa definir muito bem para cuidar do mais básico do seu negócio. Vinda da língua inglesa, são basicamente 5 perguntas com a letra W e duas com a letra H, vamos enxergar melhor:

What
O que
Why
Por que
Where
Onde
When
Quando
Who
Quem
How
Como
How Much
Quanto

5W

What (O quê)? - O que a sua empresa vai efetivamente produzir ou oferecer como serviço;

Why (Por que)? - Qual é a demanda que diz que isto deve ser feito, ou oferecido;

Where (Onde)? - Onde o seu produto será feito ou onde o seu serviço será prestado;

When (Quando)? - Não somente quando mover a produção ou realizar o serviço, mas qual o timing por trás dele, que envolve calcular o tempo entre o investimento para produzir/oferecer o que foi feito/prestado e o pagamento recebido, para balancear o fluxo de caixa da empresa, mas falaremos mais sobre isso mais para frente;

Who (Quem)? - Quem será o responsável por essa produção ou serviço, ou seja, qual a lógica e o quadro de colaboradores que será necessário para o andamento desta parte da gestão;

2H

How (Como)? - Como será o processo produtivo ou a logística de oferecimento do serviço prestado;

How Much (Quanto)? - Chegamos na parte que assusta a maioria dos empreendedores! Quanto vai custar o seu processo produtivo ou serviço, o que incluirá o fluxo de caixa e toda a gestão financeira da sua companhia.

Sei o que você vai falar, mas eu já sabia disso, é muito simples. É verdade, na prática, a maioria dos empresários já conhece essas diretrizes de gestão do 5W2H, ou pelo menos algo parecido com elas, mas será que elas estão sendo colocadas em prática como deveriam?

Porque o seu principal objetivo não é ensinar estas necessidades aos empreendedores, mas se oferecer como um método de otimização de gestão para eles, podendo aumentar a sua produtividade, com o menor tempo que eles virão a gastar entre etapas do seu processo de trabalho.

Uma vez bem definido, o 5W2H se torna um guia para toda a gestão da empresa, podendo se tornar um primeiro diferencial estratégico para um negócio em crescimento.

Vamos a um exemplo:

Suponhamos que você precisa contratar alguém para escrever posts para o blog da sua empresa, se tiver todas as perguntas do 5W2H respondidas, terá um perfil melhor do profissional que precisa e de como essa contratação vai afetar o dia a dia da sua empresa.

A resposta das simples perguntas do método 5W2H transformou a sua necessidade básica em um plano bem estruturado, no qual você já sabe: qual o impacto do salário do novo colaborador para o seu fluxo de caixa, exatamente a função que ele vai cumprir para você, que tipo de profissional ele é e em que momento de sua carreira se encontra, e que ele não precisa trabalhar dentro da sua empresa para te oferecer o que você precisa.

Não se engane, essas informações que você capturou aqui são a diferença entre um bom investimento em uma contratação e um aposta sem embasamento.

capítulo 02

Evoluindo para o
Business Model Canvas

Quando sua empresa crescer mais um pouco, o modelo 5W2H pode ir se tornando um pouco limitado, então você pode começar a sentir a falta daquilo que um canvas poderia te oferecer. Este canvas é um Business Model Canvas, um modelo de gestão estratégico que é o preferido das Start-Ups.

Com o Business Model Canvas, ou BMC, você tem todas as ferramentas de planejamento para começar a construir o seu modelo de negócio. A forma que este método te ajuda é a mais óbvia, porém ainda a mais genial que se pode imaginar, o método faz com que este processo se torne visual.

Em um único canvas você consegue definir o que é a sua companhia, os seus produtos, o valor deles, a sua infraestrutura, as personas de seus clientes e a sua gestão financeira. Você organiza cada uma dessas áreas como se fosse um pequeno quadro, dentro de um grande painel.

Assim no quadro que reservar para pensar a infraestrutura da sua empresa, você pode definir:

Um segundo quadro deve listar o que a sua empresa oferece, como por exemplo:

capítulo 03

É agora que começamos a pensar, quem é o nosso cliente?

Claro que quem chegou até aqui, já tem uma boa ideia de quem são os clientes que atende. Afinal o modelo de negócios conforme ia sendo criado, mais para cima, já exigia alguns conhecimentos sobre o tipo de pessoa que iria consumir o produto/serviço que a empresa vai oferecer.

Mas este conhecimento inicial, que normalmente alavanca o início das operações da maioria dos negócios, se esgota quando para ganhar novos clientes, você precisa atingir um grupo de pessoas que já não é tão acessível e tão próximo da sua realidade. É o que acontece quando você precisa passar a vender para quem não te conhece!

Então como que eu chego nas pessoas certas? Aquelas que provavelmente vão querer comprar o meu produto. Aqui está um dos maiores desafios que um empreendedor costuma ter. Sem querer soar muito dramático, mas é neste ponto que muitas empresas com excelentes ideias, freiam e deixam de atingir o potencial que poderiam.

O primeiro passo para identificar o seu público, é saber qual é o segmento dele, que pode ser:

Identificar se você venderá para a grande massa ou para um nicho específico já te permite dar os próximos passos na gestão da sua empresa. Mas adivinha o que acontece quando você cresce um pouquinho mais? Essa situação se complica um pouco mais também, porém ainda temos formas de lidar com isto.

O gargalo que costuma aparecer neste ponto de evolução de um empreendimento é ter que lidar com precisar atingir mais de um segmento de clientes, ao mesmo tempo. Isso é mais um daqueles fatores que parecem simples, mas podem se tornar grandes problemas.

Em especial porque, salvo algumas pouquíssimas exceções, os públicos que você terá que atingir simultaneamente serão profundamente diferentes, tendo backgrounds culturais diversos, realidades distintas e necessidades às vezes até conflitantes entre si.

Nesse caso a sua marca terá que falar com todos estes setores, tentando estar o mais próximo possível de suas realidades. Uma boa maneira de resolver, ao menos em parte esta questão, é separar os segmentos que você atende, e preparar mensagens e ações de marketing específicas para cada um deles.

É literalmente levar morangos para quem quer morangos, e bananas para quem quer bananas. Só não pode se esquecer que na hora de apresentar a sua empresa, você não pode ser vendedor de morangos ou vendedor de bananas, você tem que achar uma boa forma de ser um vendedor de frutas que agrada e atende igualmente os seus dois setores.

capítulo 04

Propostas de valor

Como um cliente escolhe suas laranjas em uma feira livre, com tantas opções? O segredo para chamar este cliente para a sua banca é mostrar para ele o valor por trás do seu produto, porque ele é melhor do que o da concorrência. Como chegar a este valor? Fazendo uma proposta de valor.

Esta proposta é basicamente o que identifica claramente e através de medições demonstráveis, quais são os benefícios que um cliente tem em adquirir um produto ou serviço específico. Feita corretamente, uma proposta como esta pode oferecer uma grande vantagem competitiva.

Construir este valor é um trabalho principalmente de marketing, afinal você precisa ter a mensagem que diz que o seu produto é o melhor negócio, em qualquer sentido que você possa levar isso par ao seu cliente, por exemplo: se o seu produto não pode ser o mais barato, deve ser o melhor; se não pode ser o mais rápido, deve ser o mais completo; se não pode ser o mais acessível, deve ser o mais amparado por suporte.

É sempre possível ter este diferencial de vendas, mas você precisa conhecer profundamente todo o seu processo produtivo, o seu balanço de despesas/receitas e o seu público-alvo. Só assim você poderá definir em qual destes setores pode aprimorar o seu processo para ganhar esta vantagem, e só com esta informação você saberá como vender isso a seus potenciais clientes.

capítulo 05

Chegando ao seu cliente

Aqui falaremos do que chamamos de canais, que são basicamente os meios pelos quais você pode chegar com o seu produto/serviço até o seu cliente. Antes de mais nada vamos deixar claro, você não precisa limitar suas escolhas de canais, uma empresa pode e deve chegar a seus clientes pelos mais diversos caminhos.

Os canais mais eficientes são aqueles que serão capazes de levar a sua mensagem, com o valor dos seus produtos/serviços, da maneira mais rápida, eficiente e com o menor custo.

Estes canais podem ser internos, como as vitrines de suas lojas (sério!), o site da sua empresa, um blog empresarial, suas redes sociais e campanhas de marketing que você realizar.

Para maximizar ainda mais a capilaridade da sua mensagem, você pode usar canais externos à sua empresa, como jornais, revistas, portais de notícias, páginas de avaliações na internet, televisão ou até spots no rádio. O ideal é que estes meios já queiram falar do seu negócio, mas enquanto você ainda está construindo o seu espaço e a sua autoridade como marca, você pode sempre utilizar o recurso de pagar por estas mídias.

Todo caminho que puder utilizar para amplificar a força da sua mensagem é válido, afinal sabemos que hoje um cliente é impactado por várias fontes, por uma marca, até que faça uma compra ou contratação em algum canal que ofereça essa oportunidade de vender diretamente. Não se esqueça de ter canais de venda acessíveis para potenciais clientes que possam estar te procurando!

Há empreendedores fazendo canais no YouTube, podcasts ou até deixando mensagens em ações coordenadas pela cidade, não há regras ou limites que impeçam este tipo de trabalho, apenas a vontade para levar a sua marca mais longe.

O que é muito importante fazer em todas as ações que você realizar na sua empresa é medir os resultados. Empresários que esquecem deste último passo na disseminação da sua mensagem continuamente gastam muito dinheiro jogando aviões de papel pela janela, que não chegam na casa de ninguém.

Tudo em marketing precisa ser mensurado, pois é só testando e vendo a reação do público à sua mensagem, que você poderá ter certeza do quão correta e funcional ela é. Obviamente não temos que testar todas as possibilidades que existem, começamos por aquelas que já estão funcionando com as outras empresas, especialmente aquelas que a concorrência usa muito bem!

Mas isto não deve ser um limitador de criatividade, boas ideias merecem uma chance, desde que elas não comprometam a saúde financeira da sua empresa. Faça sempre testes em uma escala menor, para que com os seus resultados de mensuração, você possa saber se pode fazer sua grande ideia alçar voos maiores, surpreendendo assim a concorrência com novas formas de construir a sua marca.

capítulo 06

Cuidado para não esquecer daqueles que já escolheram ser seus clientes, enquanto vai atrás dos seus prospects

Toda venda é importante, mas uma venda para um cliente que se apaixonou pela sua marca, e vai voltar para comprar mais todo mês, essa é ainda mais especial. Se a sua empresa é do setor de serviços, você não tem outra chance senão buscar fidelizar seus clientes, pois ficará quase impossível manter o seu negócio viável sem o retorno deles.

Pense sempre em ações para manter os clientes que você já tem, os mais satisfeitos e felizes que puder. Afinal eles não só são a sua fonte de recursos mais garantida, como também são aqueles que mais acreditam na sua mensagem e que podem gratuitamente disseminá-la e defende-la por onde forem.

Muitas vezes ver um amigo escolher uma marca de roupa é uma publicidade melhor para este negócio que um anúncio que ele pode ter visto em horário nobre na televisão. As pessoas tendem a confiar no que está próximo delas, por isso sua marca deve fazer parte da vida de seus clientes, assim todo o redor deles vai entrando também no seu funil de vendas.

Novamente destaco, se você oferece um serviço, precisa se preocupar com oferecer um bom suporte a seus clientes, afinal você pode perder a paixão de um consumidor por um produto em apenas alguns segundos. Pensa só se um problema no uso do serviço atrapalhar muito a vida dele, e ele for ignorado quando tentar pedir a sua ajuda.

capítulo 07

Então agora eu já sei administrar tudo que eu preciso para fazer a minha empresa funcionar!

Na verdade, ainda falta um dos pontos que mais fecha as portas de empresas por aí, a gestão financeira. É só gastar o dinheiro corretamente, certo? Sim, mas essa frase carrega uma enorme gama de repercussões quando falamos de uma companhia crescendo de porte, com produção e logísticas já não tão simples como eram quando começou.

Não existe uma fórmula ou visão correta para fazer uma gestão financeira funcionar, você pode ser dono de uma lanchonete que se propõe a vender os lanches mais baratos da rodoviária, nesta lógica você tende a sempre ganhar pelo preço e tende a conseguir sobreviver, se gerenciar direito este modelo.

Mas você também pode ser uma empresa que produz carros de alta performance, feitos a mão, e que tem como público-alvo um seleto grupo de apenas 1% da população da Terra, se a gestão financeira for feita corretamente, você também poderá prosperar.

O que importa mais do que tudo nessa gestão não são as diretrizes, mas o balanço. No final o que mais importa é que o seu fluxo de caixa não se comprometa de tal maneira que a gestão da sua empresa e da sua produção não possa mais ser feita, por falta de fundos.

Mas apenas gestores ruins fariam uma empresa ter este tipo de problema! Não necessariamente, um simples projeto de investimento e expansão da companhia feito com um pouco de falta de cuidado, pode destruir por completo uma companhia, ou pelo menos atrasar o seu crescimento em muitos anos, causando um enorme encolhimento.

O segredo está em entender que cada capital tem um lugar certo para estar e uma forma ideal de ser utilizado. Por exemplo, comprar equipamentos caros com todo o seu dinheiro do caixa, simplesmente porque eles vão melhorar a sua produção, pode não ser uma boa ideia.

Por que? E se os resultados demorarem só um pouquinho mais para chegar neste investimento, como você paga a sua folha de funcionários? Parece loucura, mas muitas vezes pode ser mais inteligente adiantar seus recebíveis, ou tomar uma linha de crédito, para fazer um investimento, mesmo tendo dinheiro em caixa.

Este crédito pode ser pago dentro do seu balanço mensal e você não se descapitaliza, porque assim ficaria vulnerável a altos riscos de não cumprir obrigações que são vitais para o bom andamento da sua empresa.

A preservação do seu fluxo de caixa deve sempre ser o seu principal objetivo, afinal você pode até não dar aquele passo a mais agora, desde que não perca a confiança dos seus colaboradores e parceiros, que sem receber não estarão tão preocupados com a saúde da sua empresa. Uma confiança perdida pode não ser recuperada tão facilmente, depois de uma decepção destas.

No que concerne a manter a sua competitividade, dos seus produtos ou serviços, duas abordagens podem ser utilizadas:

capítulo 08

Você já tem um grande consultor ao seu lado

Estou falando do seu contador, que você costuma ver só para mandar ou receber alguma pasta cheia de documentos. Ter o know-how fiscal deste parceiro que você já tem, afinal no Brasil toda empresa precisa de um contador, pode ser um enorme diferencial para otimizar as suas despesas com o fisco.

Afinal sabemos que os impostos no Brasil são complexos e estão sempre em mutação. Para realmente otimizar e gastar o mínimo possível nesta área, sem arriscar ter a surpresa de multas fiscais, ter o seu contador perto é o melhor caminho.

capítulo 09

Cuide bem dos que compõem a sua companhia

Os seus colaboradores são os que mantém o seu dia a dia funcionando, e mais do que um lugar para trabalhar, eles podem fazer parte do seu projeto de negócio, se você souber convencê-los do valor que eles têm.

Boas empresas reconhecem e respeitam o valor dos seus funcionários, técnicas de gestão de pessoas que visam provocar o desconforto e deixar um ambiente hostil para as pessoas trabalharem, não funcionam.

Faça com que seus colaboradores sintam que a parte do dia que eles passam com você na sua empresa importa, além do salário que eles vão receber. Fomente o talento deles e reconheça o seu trabalho, oferecendo espaço para que cresçam na empresa e se desenvolvam como profissionais e pessoas.

Dessa maneira você evita a alta rotatividade de funcionários, que atrapalha muito a otimização da produção. Assim você garante que o interesse daqueles que são responsáveis por fazer a sua empresa acontecer, esteja sempre tão focado no sucesso da marca, quanto você está.

capítulo 10

Terminamos te lembrando da sua maior ferramenta, a tecnologia

Não, não é uma verdade somente para empresas de smartphones ou para desenvolvedores de aplicativos. A tecnologia é a evolução das ferramentas que otimizam os processos da nossa vida, e isso se aplica exatamente da mesma forma na sua empresa.

O crescimento tecnológico que a humanidade está assistindo nestes últimos anos é exponencial e inimaginável para uma grande parte de pessoas que levaram tanto tempo para ver os seus telefones se tornarem portáteis. Agora que todos estes recursos estão em mãos, a competição entre empresas só aumentou, porém ainda são muito poucas que utilizam estes recursos com todo o potencial que eles oferecem.

Tudo que estamos falando desde o início deste material, que você pode otimizar com estratégias e métodos, pode ser otimizado muito mais quando aplicamos estas mesmas estratégicas acompanhadas de um recurso tecnológico. Softwares hoje recursos indispensáveis em muitos setores produtivos.

Atualmente você pode inclusive encontrar sistemas completos ou softwares que reúnem todas as necessidades de gestão de uma empresa, permitindo que você amplifique a otimização e a construção de sua empresa, a um nível muito além do que cadernos e quadros de planejamento podem te levar.

Gerenciar um empreendimento não é por definição algo simples, como acabamos de ver, mas não é por isso que se torna algo complicado demais também. Com organização, foco e processos bem definidos, junto com algumas ferramentas e formas de maximizar os potenciais da sua empresa, você tem um caminho muito mais claro e direto para o sucesso da sua empresa.

Melhore já a gestão da sua empresa