Como emitir nota fiscal: conheça o passo a passo

Descubra como emitir nota fiscal para o seu negócio com um passo a passo completo e simples.
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Você sabe como emitir Nota Fiscal? Uma importante obrigação fiscal e legal, a emissão desse documento ainda gera diversas dúvidas para muitos empresários e pode ser um ponto negativo no fechamento dos serviços prestados.

Comprovante de transações de compra e venda de serviços ou produtos, a Nota Fiscal possui todas as informações importantes e necessárias, tanto para o consumidor quanto para as áreas internas de uma empresa.

Porém, é importante conversar com o seu contador e definir quais os tipos de notas fiscais sua empresa irá emitir. Ao total, são quatro tipos: NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica), NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) e CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico).

Por isso, se você quer entender como emitir a Nota Fiscal, seus tipos e o passo a passo de cada um deles, continue lendo! Neste artigo, você encontrará todas as etapas para preparar a sua empresa e oferecer esse serviço. Acompanhe.

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Nota fiscal

A Nota Fiscal é um documento essencial e sua emissão é obrigatória por lei, em grande parte das empresas, com exceção dos MEIs – Microempreendedores Individuais. Sua principal função é registrar e comprovar a venda de um produto ou serviço, mas não é só por isso que a Nota Fiscal é importante.

Ela permite que a empresa consiga recolher impostos, além de comprovar o faturamento e o valor do imposto devido. E como emitir Nota Fiscal MEI?

No caso de MEI, a emissão será obrigatória quando houver a venda de um produto ou serviço para pessoa jurídica, como empresas, órgãos governamentais ou públicos e, claro, quando o cliente pessoa física solicitar.

Não emitir Nota Fiscal, ou deixar informações pendentes, certamente acarretará em problemas com o fisco. Por isso é fundamental entender melhor sobre a emissão de Nota Fiscal e como ela deve ser feita.

Microempreendedores ganham maior adesão por parte dos clientes ao emitir notas fiscais. Negócios de médio e grande porte tendem a exigir o documento fiscal e oferecê-lo é um diferencial.

Tipos de nota fiscal

Existem diferentes tipos de Notas Fiscais que podem ser emitidas por uma empresa, mas a emissão se concentra em três modelos principais:

  • NF para produtos: é a mais comum, utilizada sempre para registrar e informar a compra e venda de produtos. Ela também é usada para registrar operações comerciais de importação ou exportação, retorno ou devolução e remessa;
  • NFS para serviços: essa é a mais indicada para profissionais que prestam serviços de forma autônoma, como fisioterapeutas, professores, desenvolvedores, entre outras categorias. Essa nota é semelhante à anterior, porém, trata apenas do registro da prestação de serviços;
  • NFC para consumidores: essa é uma nota que substitui o famoso cupom fiscal, sendo emitida sempre que a venda é realizada diretamente ao consumidor final, principalmente em vendas de varejo.

Passo a passo de como emitir nota fiscal

Depois de entender melhor sobre a NF, seus principais modelos e, claro, sua importância, vamos te explicar melhor como emitir esse documento com um passo a passo completo! Confira abaixo:

1) Saber qual tipo de nota sua empresa emite

Como você pôde perceber, existem diferentes tipos de Notas Fiscais que podem ser emitidas, cada uma para uma operação específica. Conhecer o modelo ideal para o seu negócio é essencial para se manter em dia com a legislação, além de oferecer maior segurança à sua empresa e clientes.

Importante dizer que você pode emitir mais de um tipo de nota e, para te ajudar nesse momento, pode contar com o apoio de um contador para te orientar e determinar a opção mais indicada de acordo com o seu ramo.

2) Adquirir certificado digital

Depois de entender qual é o tipo de nota fiscal mais indicada para o seu negócio, o segundo passo é adquirir um certificado digital vinculado ao CNPJ da empresa. Com esse documento, a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) ou Nota Fiscal Eletrônica para MEI, por exemplo, começa a ter validade e passa a ser a assinatura digital do seu negócio.

Para ter acesso a um certificado digital, existe um processo básico. Ele começa com a escolha de uma Autoridade Certificadora (AC), que é responsável por comercializar os certificados, assim como receber pedidos e dados das empresas.

Assim que as informações forem enviadas à AC, o responsável pela empresa contratante precisa comparecer à Autoridade de Registro para autenticar os dados previamente enviados.

Vale lembrar que existem dois tipos de assinaturas digitais que você pode escolher ao emitir Nota Fiscal: A1 e A3. Elas são usadas para o mesmo propósito, embora sejam usadas em plataformas diferentes. Veja abaixo:

  • A1: certificado usado para o sistema de gestão de nuvem. Isso quer dizer que ele fica armazenado on-line, direto no sistema;
  • A3: certificado utilizado para usuários quando emitem documentos por outros tipos de emissores, ou seja, ficam armazenados em algum dispositivo externo, como pen drives e HDs.

3) Realizar cadastro fiscal governamental

O credenciamento no Sefaz (Secretaria da Fazenda e Planejamento) é o terceiro passo para entender como emitir a Nota Fiscal. Aqui, realiza-se o cadastramento da sua empresa, seja ela de comércio ou prestadora de serviços, na secretaria do município ou estado em que ela está presente.

Como teste, você pode emitir a Nota Fiscal na modalidade “homologação”, no credenciamento. Caso haja erros, faça os ajustes necessários e mude para “produção”, para que os documentos comecem a ser fornecidos de maneira totalmente válida.

É importante lembrar também que o processo pode variar dependendo da legislação de cada município e estado no qual a empresa reside. Por isso, antes de começar a colocar em prática as obrigações fiscais, procure fazer uma pesquisa sobre os requisitos legais da localidade.

4) Escolher software emissor da nota fiscal

Para começar a oferecer um serviço obrigatório e aprender como emitir Nota Fiscal, você precisará de um software especializado. Existem diversos tipos de sistemas nos quais é possível cumprir essa obrigação fiscal.

Até 2017, a Receita Federal disponibilizava um emissor comum gratuito para as empresas que precisavam. Porém, atualmente, esse é um serviço que requer personalização para tornar o processo mais ágil.

Esses emissores mais comuns utilizam o certificado A3 em operações como emitir Nota Fiscal de serviço. Outra opção é o sistema de gestão ERP (Enterprise Resource Planning), utilizando o certificado A1, que torna o processo de faturamento mais eficaz e organizado.

Esse recurso ainda oferece outras funcionalidades que podem ser aproveitadas no dia a dia do seu negócio, como integração, fluxo de caixa e gerenciamento de dados.

5) Emissão

O último passo nada mais é do que começar a emitir suas Notas Fiscais! Com o certificado digital em mãos, autorização dos órgãos reguladores e um sistema de emissão, você já pode começar.

É importante se certificar durante o primeiro acesso ao sistema que os dados do seu negócio, como CNPJ, inscrição municipal, razão social e regime tributário estão corretos. Caso você conte com um sistema ERP como o da Omie, o processo será muito mais ágil e simplificado, uma vez que a automatização torna o preenchimento automático e mais seguro.

Por que contratar um ERP para emitir nota fiscal?

Já imaginou conferir todos os dados de compra e venda da sua empresa manualmente? Para evitar esse tipo de processo exaustivo e demorado na hora de emitir a Nota Fiscal, você pode contar com um sistema de gestão.

O ERP também auxilia na redução de custos em operações de como emitir Nota Fiscal avulsa. Em formato digital, o capital antes usado para locação de espaços de armazenamento e produção de arquivos físicos, consequentemente, diminui e é realocado para outras áreas.

Além disso, tem a garantia de segurança 24 horas para os dados e faturamentos internos; monitoramento em tempo real e informações criptografadas, vantagens que sua empresa consegue ter acesso ao emitir nota fiscal com ERP.

Por isso é essencial escolher o melhor sistema ERP para o seu negócio! Quanto mais personalizado for, melhor será seu desempenho. Afinal, irá contar com funcionalidades específicas para a sua empresa, otimizando ainda mais os processos.

Sistema de Gestão ERP Omie

Após aprender como emitir nota fiscal, considere incluir a tecnologia em seu dia a dia e conte com as soluções da Omie. Para ver os efeitos da automação na prática, faça um teste gratuito durante 7 dias, agora mesmo.

A Omie é uma plataforma que fornece um sistema de gestão completo e 100% online para você que quer fazer a sua empresa crescer e ainda otimizar os processos, tornando tudo mais produtivo.

O ponto alto é que você não precisa se preocupar em dominar conhecimentos técnicos sobre a plataforma. Aqui na Omie você conta com todo o suporte e treinamento necessários para te ajudar a aproveitar da melhor maneira o sistema.

Ou seja, você aproveita diversos serviços e funcionalidades, contando com especialistas para sanar todas as suas dúvidas. Nossa equipe de implantação ERP está pronta para te assessorar a qualquer momento!

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Emita Notas Fiscais sem burocracia

Saber como emitir Nota Fiscal foi um dos objetivos deste conteúdo. Agora você tem todas as informações necessárias para te ajudar, além de saber a importância das NFs e que recursos escolher para otimizar os processos no dia a dia.

Deixar de fazer a emissão corretamente pode criar problemas com a legislação, além de um descontrole de recursos e serviços prestados. Em meio à crescente necessidade de eficiência, ferramentas como o sistema ERP são aliadas para uma prática empresarial de sucesso.

Não esqueça de contar com a Omie nesse momento. Com o nosso sistema ERP, você emite suas notas de forma automática, agilizando o processo e tornando-o mais seguro e sem riscos de erros, como perda de prazos ou informações incorretas. Saiba mais sobre esse e outros temas no Blog Omie.

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