A gestão de estoque para PME é essencial para a saúde financeira, a satisfação do cliente e o crescimento das empresas no longo prazo. Afinal, gerir o estoque é mais do que saber quando os produtos entram e saem do negócio: é, também, pensar estrategicamente para evitar perdas financeiras, manter uma precificação eficiente e alavancar os resultados.
Para garantir esse controle, é essencial contar com ferramentas que automatizem tarefas e forneçam métricas confiáveis, como um sistema ERP, que facilita a gestão do estoque e a tomada de decisões.
O que é a gestão de estoque e por que ela é essencial para PMEs?
A gestão de estoque trata do controle dos produtos armazenados por uma empresa, seja o produto final, como ocorre no varejo, seja a matéria-prima para a fabricação dele, como na indústria. Esse controle abrange diferentes atividades, como o monitoramento de tudo o que entra e sai do armazenamento e da quantidade de itens armazenados.
Porém, fazer uma gestão eficiente do estoque envolve pensar estrategicamente, e o motivo é simples: sem um controle eficaz, a sua empresa pode desperdiçar itens por vencimento, perder vendas importantes, aumentar custos com armazenamento e operação e deixar o cliente insatisfeito. O resultado é o impacto direto no caixa do seu negócio.
Aliás, esses efeitos são especialmente prejudiciais a pequenas e médias empresas, já que elas possuem recursos limitados e uma margem de erro menor em comparação aos empreendimentos maiores. Nesses casos, falhas na administração podem comprometer seriamente o fluxo de caixa, a relação com os clientes e o futuro do empreendimento.
Vem daí a importância da gestão de estoque em PMEs e a necessidade de ferramentas e práticas eficientes para fazer esse controle. A automação oferecida por um sistema ERP, por exemplo, contribui para diminuir erros e integrar todas as áreas da empresa em uma só plataforma, permitindo uma visão centralizada e estratégica do negócio.
Benefícios práticos da gestão de estoque eficiente
A gestão de estoque oferece benefícios práticos no curto, médio e longo prazo. Confira os principais impactos positivos desse controle para a sua empresa:
- Economia com armazenamento, já que as necessidades de espaço físico, energia e mão de obra são otimizadas conforme a demanda;
- Redução de perdas de produtos a partir de um controle que monitora o vencimento e evita o excesso de itens em estoque;
- Maior satisfação do cliente, com produtos disponíveis na quantidade e no momento adequados, sem atrasos na entrega;
- Redução de perdas financeiras por deterioração de produtos, ruptura de estoque ou itens parados no armazenamento;
- Mais previsibilidade no planejamento financeiro, evitando gastos desnecessários e garantindo eficiência nas operações;
- Menos retrabalho por erros nas compras e vendas, além de otimização do tempo e maior produtividade para a equipe;
- Aumento da lucratividade a partir de boas estratégias de compra e precificação e da redução de perdas;
- Crescimento da empresa de forma sustentável, que permite a expansão com menos riscos.
Para garantir esses benefícios, é importante contar com ferramentas de controle de estoque para PME, como o sistema ERP Omie. A partir dele, você tem uma visão integrada de todo o negócio, o que permite otimizar o tempo da equipe e ter informações estratégicas para garantir mais eficiência nas compras, nas vendas e em toda a gestão do estoque.
Dicas práticas para controlar seu estoque com mais eficiência
Se você tem dúvidas sobre como otimizar o estoque da sua PME, essas dicas práticas vão ajudar a entender o que é mais relevante para começar esse processo:
Inventário de estoque: faça um inventário de estoque para identificar, classificar e contar cada uma das mercadorias, obtendo a quantidade exata e seu valor;
Fluxo de entrada e saída: mantenha um registro pontual e atualizado sobre tudo o que entra e sai do estoque. Registre datas de compras, entregas e o volume exato de vendas;
Planejamento para datas comemorativas ou picos de vendas: faça um levantamento das datas em que mais há vendas, como Páscoa, Dia das Mães e Black Friday;
Tecnologia no estoque: invista em um sistema de gestão para facilitar a inserção e o controle dos dados. O ERP Omie é eficiente e tem módulos para o monitoramento seguro.
Quais metodologias usar e como aplicá-las com tecnologia
Para se beneficiar dos ganhos da gestão eficiente de estoque, é preciso definir um caminho e traçar metas. Conheça algumas metodologias eficientes para a implementação da gestão de estoque em seu negócio e entenda como a tecnologia pode ajudar.
Giro de estoque
Para saber o giro de estoque, o método eficaz é o que utiliza o cálculo de identificação da distribuição do item. Imagine que uma loja tenha em seu estoque médio mensal três mil pares de sapatos. Vendendo anualmente 12 mil, o seu giro de estoque é quatro, ou seja, seu estoque foi renovado quatro vezes durante o ano todo. Com o ERP Omie, você acompanha o giro de estoque em tempo real, com relatórios automáticos que ajudam a tomar decisões mais rápidas e estratégicas.
Método PEPS
PEPS é sigla para Primeiro que Entra, Primeiro que Sai, um método que organiza os itens conforme a ordem de entrada em estoque e é especialmente útil para as empresas que comercializam itens com data de vencimento. Com o ERP Omie, é possível vincular a data de validade de cada item ou lote, facilitando o rastreamento dos produtos.
Método Kanban
Kanban significa cartão em japonês. Esse método sugere o uso de post-its para classificar o andamento das tarefas e ajudar no mapeamento e organização da ordem dos processos, priorizando os mais importantes. No ERP Omie, o método Kanban pode ser aplicado de forma digital e integrada, facilitando o acompanhamento entre áreas e eliminando gargalos nos processos.
Método UEPS
UEPS, ou Último a Entrar, Primeiro a Sair, é o contrário da metodologia PEPS. Aqui, a prioridade é mostrar a saída dos itens que entraram por último, pois são considerados de maior valor em comparação aos primeiros itens estocados. Com o ERP Omie, o custo dos produtos é calculado de forma automática a cada novo registro de entrada de mercadorias, tornando esse processo mais fácil e rápido.
Método Just in time
O método Just in Time permite a manutenção de um estoque mínimo para evitar despesas com operação e armazenamento, mas requer um controle preciso das informações. Nesse sentido, a integração entre as áreas promovida pelo ERP permite um monitoramento minucioso para garantir a eficiência desse método.
Método Curva ABC
A Curva ABC utiliza dados de índice de giro, lucratividade e faturamento para classificar os itens conforme a sua relevância para a empresa:
- Tipo A: 20% dos itens X 80% do preço do estoque;
- Tipo B: 30% dos itens X 15% do preço do estoque;
- Tipo C: 50% dos itens X 5% do preço do estoque.
Com esse detalhamento, é possível ter mais vantagens na compra e precificação dos itens. Aliás, o sistema ERP Omie oferece relatórios específicos de Curva ABC, com informações sobre o valor e a quantidade faturada por cada produto, além do percentual que cada item representa no total faturado pela empresa em determinado período.
Método PDCA
PDCA, ou Ciclo de Deming, é a abreviação para o conjunto de diretrizes listados a seguir:
- P: Planejar (Plan em inglês);
- D: Executar (Do em inglês);
- C: Checar (Check em inglês);
- A: Agir (Act em inglês).
Sua função é otimizar os processos constantemente, como um ciclo de melhorias, prevendo falhas, obtendo soluções e conferindo resultados. O sistema ERP Omie é um grande aliado nessa prática, pois oferece informações e relatórios atualizados em tempo real sobre todas as áreas da empresa, permitindo uma tomada de decisão rápida e estratégica.
Métricas que sua PME deve acompanhar
Para obter bons resultados na gestão de estoque para PME, outra prática imprescindível é acompanhar métricas que indicam os resultados da empresa e servem como base para a tomada de decisão. Confira:
Tempo de giro dos produtos no estoque: normalmente, o giro de estoque é calculado baseado no acompanhamento de um ano. Assim, calcula-se quantas vezes o produto será estocado em um mesmo período, incluindo datas sazonais. Com o ERP, você tem todas as informações que precisa para controlar o giro de estoque, já que as áreas de compras e vendas são integradas, facilitando essa tarefa.
Período de produtos parado no estoque: fique de olho no tempo que os produtos estão estagnados no estoque, principalmente itens perecíveis, e faça o acompanhamento da validade e outros fatores que impactam na qualidade do serviço. No ERP, por exemplo, é possível cadastrar a data de validade e identificar quais itens estão mais perto do vencimento para evitar perdas.
Prazo de entrega de fornecedores: tenha uma rigorosa seleção de fornecedores para facilitar negociações de entrega e prazos sempre que for necessário, de acordo com os períodos mais críticos do seu negócio e o perfil de consumo dos seus clientes. O ERP Omie permite uma gestão estratégica dos fornecedores e das compras, proporcionando uma negociação mais vantajosa para a sua empresa.
Fluxo de pagamento: acompanhe o fluxo de pagamento dos itens, principalmente dos que são pagos a prazo, e tenha um relatório com os clientes que cumprem pagamento, caso trabalhe com boletos, e dos inadimplentes. Utilizando o ERP Omie, você pode consultar o fluxo de pagamentos em tempo real, com relatórios por cliente e período, por exemplo, além de conciliação bancária automática.
O que não fazer na gestão de estoque?
Ao implementar a gestão de estoque, é importante ter cuidado com ações que podem fazer com que a empresa não aproveite todo o potencial desse controle. Saiba o que não fazer:
- Não acompanhar seus concorrentes;
- Não se preparar para as datas sazonais;
- Não negociar prazo com fornecedores;
- Não automatizar seu controle de estoque;
- Não treinar sua equipe de logística;
- Não atualizar as informações do estoque;
- Acumular/comprar mais dos produtos que não vendem;
- Não negociar descontos e condições de pagamento.
Os benefícios do ERP para PME contribuem para que esses erros não aconteçam. Afinal, o sistema automatiza tarefas, evita falhas e ainda apresenta todas as informações que você precisa para tomar decisões estratégicas ao negociar preços e prazos e gerir o estoque de maneira eficiente.
Como um ERP transforma a gestão de estoque da sua PME
Automação de tarefas, redução de perdas e informações estratégicas em tempo real: esses são apenas alguns dos benefícios do ERP, que transforma a gestão do estoque para PME permitindo que você tenha todos os dados do negócio sempre à mão para agir com rapidez e eficiência.
Teste grátis o sistema ERP Omie e veja, na prática, como otimizar sua gestão de estoque com mais controle, menos perdas e decisões mais estratégicas.
