Legislação da nota fiscal 2025 traz atualizações significativas nos leiautes e exigências da NF-e, NFC-e e NFS-e. Entre as novidades, destacam-se os campos para IBS, CBS e IS, a obrigatoriedade gradual da NFS-e nacional, as novas regras para NFC-e e novos códigos fiscais.
Além disso, também entram em vigor o QR Code avançado e validações automáticas, além da transição para o padrão NFS-e para serviços. Neste conteúdo, vamos detalhar essas mudanças, indicar como sua empresa pode se adequar corretamente e mostrar como a tecnologia da Omie facilita essa atualização com automação e organização.
Quais são as mudanças na legislação da nota fiscal em 2025?
De acordo com o Portal da Nota Fiscal Eletrônica, da Receita Federal, a legislação de notas fiscais passará por mudanças importantes em 2025.
A principal novidade é a atualização dos leiautes da NF eletrônica e da NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor eletrônica), que terão de incluir novos tributos.
Entre eles estão:
- IBS (Imposto sobre Bens e Serviços): previsto na Reforma Tributária, substitui ICMS e ISS;
- CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços): contribuição federal que substituirá PIS e Cofins;
- IS (Imposto Seletivo): voltado a produtos que causam impactos negativos à saúde ou ao meio ambiente.
Além disso, haverá validações automáticas mais rígidas e o QR Code da nota será “enriquecido” para permitir maior rastreabilidade. Outra mudança é a padronização obrigatória da NFS-e (Nota Fiscal de Serviços eletrônica), prevista para 2026, trazendo mais uniformidade em todo o país.
No caso da NFC-e, usada em vendas para pessoas físicas, ocorrerão ajustes específicos, e o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica) terá uma versão simplificada para operações presenciais com CNPJ.
Essas alterações fazem parte do movimento de digitalização e integração tributária, preparando empresas e consumidores para o novo sistema fiscal brasileiro.
Quais são os impactos dessas mudanças?
Possivelmente, essas alterações na legislação da nota fiscal em 2025 devem trazer reflexos diretos na rotina das empresas. Veja os principais impactos:
- Rejeição automática de notas fiscais: qualquer inconsistência nos novos campos (IBS, CBS e IS) poderá invalidar o documento, exigindo maior atenção no preenchimento;
- Atualização tecnológica e capacitação: sistemas de emissão precisarão ser ajustados para os novos leiautes, enquanto equipes devem receber treinamento para evitar falhas e retrabalhos;
- Novos processos fiscais: a inclusão de tributos e validações adicionais exigirá mudanças no fluxo de emissão e conferência das notas;
- Adequação ao calendário oficial: haverá prazos definidos para testes (homologação), entrada em produção e início da obrigatoriedade, e as empresas precisarão planejar essa transição;
- Mudanças nas vendas presenciais: em operações com CPF ou CNPJ, será necessário emitir corretamente via NFC-e (consumidor final) ou NF-e (entre empresas), seguindo os novos critérios.
Principais riscos que uma empresa poderá ter em não cumprir as novas mudanças
A não adaptação às alterações na legislação da nota fiscal em 2025 pode gerar impactos sérios na rotina empresarial.
Desde a interrupção de vendas até multas significativas, os riscos vão muito além de questões burocráticas, o que afeta diretamente a credibilidade, a operação e até mesmo a saúde financeira da organização.
Confira abaixo os principais pontos de atenção.
Risco de rejeição da nota fiscal
Com o novo leiaute, notas fiscais que apresentarem erros nos campos obrigatórios, como IBS, CBS e IS, serão automaticamente rejeitadas pelo sistema.
Isso significa que uma venda pode simplesmente não ser concluída. Imagine, por exemplo, um supermercado emitindo milhares de notas por dia: qualquer falha pode travar o caixa, atrasar filas e comprometer o faturamento diário.
Penalidades e multas fiscais
Além da rejeição, empresas que insistirem em não se adequar podem sofrer autuações e penalidades financeiras. Essas multas pesam no caixa e exigem tempo e recursos para defesa administrativa ou judicial.
Um e-commerce que venda para diferentes estados, por exemplo, pode acumular infrações rapidamente se não ajustar seus sistemas de emissão corretamente.
Perda de credibilidade com clientes
Atrasos na entrega de notas fiscais prejudicam a experiência do consumidor e podem abalar a confiança no negócio.
Um cliente corporativo que não recebe a NF-e dentro do prazo pode questionar a seriedade da empresa e até optar por outro fornecedor mais organizado.
Em setores mais competitivos, esse tipo de falha pode significar perda de contratos valiosos.
Sobrecarga operacional
Quando a empresa não se prepara de forma preventiva, precisa correr contra o tempo para ajustar processos e sistemas de última hora. Isso gera retrabalho, sobrecarga das equipes e custos adicionais.
Um exemplo prático é a necessidade de treinar colaboradores às pressas, o que aumenta as chances de falhas humanas. Além disso, setores como o financeiro e o fiscal acabam acumulando tarefas, prejudicando outras atividades estratégicas.
Como se preparar para cumprir as mudanças na legislação?
Sem sombra de dúvidas, com as recentes alterações fiscais, é essencial que as empresas se adaptem rapidamente para evitar erros, penalidades e rupturas no fluxo operacional.
Esse período de transição exige organização, tecnologia adequada e capacitação da equipe para que a emissão de notas fiscais continue em conformidade com o fisco.
Por isso, veja, abaixo, como preparar seu negócio de forma prática e estratégica:
- Atualize sistemas fiscais: garanta que seu software de gestão esteja configurado para reconhecer os novos campos de IBS, CBS e IS. A atualização evita rejeições de notas fiscais e assegura a continuidade das operações sem atrasos;
- Capacite sua equipe: promova treinamentos para que os colaboradores compreendam as mudanças no leiaute e saibam aplicá-las no dia a dia, reduzindo erros operacionais;
- Participe de homologações e testes: antecipe-se à obrigatoriedade validando processos e notas fiscais em ambientes de teste. Esse processo permite identificar falhas e corrigi-las antes de impactar clientes e o fluxo financeiro;
- Revise cadastros de clientes: ajuste as informações cadastrais para diferenciar o uso da NFC-e (para pessoas físicas/CPF) e da NF-e (para empresas/CNPJ), evitando inconsistências fiscais;
- Adote um sistema ERP atualizado: utilize uma solução de gestão que já esteja preparada para os novos leiautes e automações fiscais, garantindo maior escalabilidade e segurança nas operações.
Como a Omie pode te ajudar nessa nova fase?
A Omie oferece recursos tecnológicos que facilitam sua adaptação à nova legislação da nota fiscal 2025.
Com módulos atualizados, nossa plataforma garante que seu processo fiscal se ajuste ao novo leiaute e às validações automáticas exigidas por órgãos tributários.
Contando com automação e centralização de dados, você reduz erros, simplifica operações e ainda evita penalidades.
Quer saber mais? Acesse nosso sistema para gestão de nota fiscal e esteja preparado para o novo padrão com rapidez e segurança.
