O DANFE é um documento fundamental para empresas que emitem notas fiscais eletrônicas. Ele serve como um resumo das informações presentes na NF-e e acompanha o transporte de mercadorias, facilitando conferências, fiscalizações e a rotina de quem vende, compra ou transporta produtos.
Neste artigo, você vai entender de forma clara o que é o DANFE, para que ele serve, como emitir e por que é tão importante para manter sua empresa regularizada e organizada.
O que é DANFE?
DANFE é a sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Ele não substitui a emissão da NF-e, mas funciona como uma representação simplificada e impressa das principais informações da nota fiscal eletrônica. O DANFE acompanha o transporte de mercadorias, permitindo que transportadoras, clientes e órgãos de fiscalização tenham acesso rápido aos dados essenciais da operação.
Na prática, o DANFE contém um resumo das informações da NF-e, como dados do emitente, destinatário, descrição dos produtos, valores e, principalmente, a chave de acesso da nota fiscal. Essa chave permite consultar a NF-e completa no portal da Secretaria da Fazenda, garantindo transparência e segurança em todas as etapas da operação.
Exemplo prático: uma loja de roupas
Imagine uma loja de roupas que vende para outra empresa em outro estado. Ao despachar a mercadoria, é obrigatório enviar o DANFE junto com os produtos. Assim, o transportador pode apresentar o documento em eventuais fiscalizações e o destinatário pode conferir se tudo está correto no recebimento.
Para que serve o DANFE na rotina das empresas?
O DANFE tem funções essenciais no dia a dia das empresas que emitem NF-e. Ele facilita processos, reduz riscos de erros e garante conformidade com a legislação, como:
- Transporte de mercadorias: O DANFE deve acompanhar o produto durante o transporte, servindo como comprovante da operação.
- Conferência de informações: No recebimento, o destinatário pode checar se os dados do DANFE batem com a mercadoria entregue.
- Fiscalização: Órgãos fiscais podem solicitar o DANFE em barreiras ou auditorias, usando a chave de acesso para consultar a NF-e.
- Comprovação de operações: O DANFE serve como documento de apoio para comprovar a existência da nota fiscal eletrônica em situações administrativas ou logísticas.
No exemplo prático, uma empresa de distribuição recebe mercadorias de vários fornecedores. Com o DANFE em mãos, o setor de recebimento consegue conferir rapidamente se o que chegou está de acordo com o pedido e com a nota fiscal eletrônica emitida.
Qual a diferença entre DANFE e NF-e?
Apesar de estarem relacionados, DANFE e NF-e são documentos diferentes, com funções distintas. Veja a comparação:
Característica | DANFE | NF-e |
O que é | Documento auxiliar, impresso ou digital | Nota Fiscal Eletrônica, arquivo digital |
Função principal | Acompanhar transporte e facilitar conferência | Registrar a operação fiscal junto à SEFAZ |
Validade jurídica | Não tem, serve apenas como apoio | Tem validade jurídica, assinado digitalmente |
Consulta | Permite acesso à NF-e pela chave de acesso | Pode ser consultada no portal da SEFAZ |
Obrigatoriedade | Deve acompanhar a mercadoria em trânsito | Obrigatória para operações fiscais |
Em resumo, o DANFE é um espelho simplificado da NF-e, criado para facilitar o transporte e a conferência das mercadorias. Já a NF-e é o documento oficial, armazenado eletronicamente e com validade jurídica.
Como emitir o DANFE?
A emissão do DANFE está diretamente ligada à geração da NF-e. Após emitir a nota fiscal eletrônica, o sistema gera automaticamente o DANFE, que pode ser impresso ou salvo em PDF.
Passo a passo básico:
- 1. Emitir a NF-e no sistema autorizado pela SEFAZ.
- 2. O sistema gera o arquivo XML da NF-e e, em seguida, o DANFE.
- 3. Imprimir o DANFE ou disponibilizá-lo em PDF para acompanhar a mercadoria.
Dicas para evitar erros:
Existem alguns passos que vão te ajudar a evitar os erros básicos ao emitir a sua DANFE:
- Sempre confira se os dados do DANFE estão corretos antes do envio.
- Mantenha o arquivo PDF salvo em local seguro.
- Utilize sistemas integrados para evitar digitação manual e retrabalho.
DANFE em PDF: é válido? Como consultar?
O DANFE pode ser gerado e armazenado em formato PDF, o que facilita o envio por e-mail e o arquivamento digital. Embora o DANFE em PDF não tenha validade jurídica por si só (essa validade pertence à NF-e), ele é aceito para fins de conferência, transporte e fiscalização.
Como consultar um DANFE:
- Verifique a chave de acesso impressa no DANFE.
- Acesse o portal da Secretaria da Fazenda do seu estado.
- Digite a chave de acesso para visualizar a NF-e completa.
Importância do PDF:
Ter o DANFE em PDF agiliza processos internos, facilita o envio para clientes e parceiros e garante que o documento esteja sempre disponível para consultas e auditorias.
Legislação e obrigatoriedade do DANFE
A legislação brasileira exige que toda mercadoria transportada com NF-e seja acompanhada do DANFE. O documento deve ser apresentado sempre que solicitado por órgãos de fiscalização durante o transporte.
Principais pontos legais:
- O DANFE deve conter todas as informações exigidas pela legislação, incluindo a chave de acesso da NF-e.
- Empresas que não emitem ou não apresentam o DANFE podem sofrer multas e ter as mercadorias retidas.
- O DANFE pode ser impresso em papel comum, desde que legível.
Quem precisa emitir:
Toda empresa que emite NF-e para circulação de mercadorias é obrigada a gerar e acompanhar o DANFE durante o transporte.
Como a Omie simplifica a emissão e gestão do DANFE
O ERP Omie foi desenvolvido para tornar a rotina fiscal mais simples e segura para empreendedores. Com ele, a emissão do DANFE é automática e integrada ao processo de geração da NF-e, eliminando etapas manuais e reduzindo riscos de erros. Além disso, o Omie armazena todos os documentos em nuvem, facilitando consultas futuras e o compartilhamento com o contador.
Benefícios práticos do Omie:
- Emissão automática do DANFE junto com a NF-e.
- Armazenamento seguro dos documentos em nuvem.
- Consulta rápida de DANFE e NF-e a qualquer momento.
- Compartilhamento facilitado com contadores e clientes.
- Suporte especializado para dúvidas fiscais.
Exemplo real:
Uma pequena distribuidora utiliza o Omie para emitir suas notas fiscais. Com poucos cliques, o DANFE é gerado, impresso ou enviado em PDF, e todos os documentos ficam organizados para futuras consultas, sem a necessidade de arquivos físicos ou controles manuais.
Quer simplificar sua gestão fiscal?
Entender o que é o DANFE e como ele funciona é essencial para manter sua empresa em dia com a legislação e evitar problemas no transporte de mercadorias. Com o apoio de um ERP em nuvem como o Omie, a emissão e o controle do DANFE se tornam tarefas simples, seguras e integradas à rotina do seu negócio.
Conheça as funcionalidades do sistema ERP da Omie e experimente gratuitamente como a tecnologia pode facilitar a emissão e o controle do DANFE na sua empresa.
Perguntas frequentes (FAQ)
O que significa DANFE?
DANFE é a sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, um resumo impresso ou digital das informações da NF-e.
DANFE substitui a nota fiscal eletrônica?
Não. O DANFE é apenas um documento auxiliar e não tem validade jurídica. A NF-e é o documento oficial.
Quem é obrigado a emitir DANFE?
Toda empresa que emite NF-e para circulação de mercadorias precisa gerar e acompanhar o DANFE durante o transporte.
Como consultar um DANFE emitido?
Basta acessar o portal da Secretaria da Fazenda, digitar a chave de acesso impressa no DANFE e visualizar a NF-e correspondente.
DANFE em PDF tem validade legal?
O DANFE em PDF é aceito para conferência e transporte, mas a validade jurídica pertence à NF-e (arquivo XML).
Como o ERP Omie pode ajudar na emissão do DANFE?
O Omie automatiza a emissão do DANFE, armazena os documentos em nuvem e facilita consultas e compartilhamentos, tornando a rotina fiscal mais prática.
