A ordem de compra é um documento essencial para empresas que desejam organizar e controlar suas aquisições de produtos ou serviços. Ela formaliza a intenção de compra, traz clareza para as negociações e contribui diretamente para a organização e o controle financeiro do negócio. Ao adotar esse processo, empreendedores ganham mais segurança, evitam retrabalho e facilitam a gestão das compras, independentemente do porte da empresa.
O que é ordem de compra?
A ordem de compra é um documento emitido pela empresa compradora para o fornecedor, detalhando o que será adquirido, em quais condições e prazos. Ela funciona como um compromisso formal, especificando itens, quantidades, valores, datas de entrega e demais informações relevantes para a transação.
Caixa de definição:
- Ordem de compra: Documento que autoriza e formaliza a aquisição de produtos ou serviços.
- Fornecedor: Empresa ou pessoa responsável pelo fornecimento do produto ou serviço.
- Comprador: Empresa ou pessoa que está adquirindo o produto ou serviço.
A ordem de compra é fundamental para garantir que tudo o que foi negociado seja cumprido, evitando surpresas e facilitando o acompanhamento do processo de compras.
Para que serve a ordem de compra?
A principal função da ordem de compra é trazer organização e segurança para o processo de aquisição. Veja os principais objetivos e benefícios:
- Controle: Permite acompanhar todas as compras realizadas, evitando aquisições duplicadas ou fora do planejado.
- Organização: Centraliza informações importantes, como prazos, condições de pagamento e especificações dos produtos.
- Segurança: Formaliza o acordo entre as partes, reduzindo riscos de erros ou mal-entendidos.
- Facilidade de auditoria: Garante rastreabilidade e transparência em auditorias internas ou externas.
Exemplo: Imagine uma pequena empresa que precisa comprar insumos mensalmente. Com a ordem de compra, ela consegue registrar cada solicitação, comparar com o que foi entregue e manter o histórico organizado para futuras consultas.
Qual a diferença entre ordem de compra e pedido de compra?
Apesar de serem termos parecidos, ordem de compra e pedido de compra têm funções distintas no processo de aquisição. Veja a comparação:
| Ordem de compra | Pedido de compra |
| Documento interno, emitido pelo comprador para formalizar a intenção de compra | Documento enviado ao fornecedor, confirmando a solicitação |
| Detalha itens, quantidades, valores, prazos e condições | Confirma o recebimento da ordem e inicia o processo de entrega |
| Serve como autorização para a compra | Serve como confirmação do fornecedor |
| Foco na organização e controle interno | Foco na execução da entrega |
Em resumo, a ordem de compra é o primeiro passo, enquanto o pedido de compra é a confirmação da transação junto ao fornecedor.
Como fazer uma ordem de compra passo a passo?
Elaborar uma ordem de compra é simples, mas exige atenção aos detalhes para evitar erros. Siga este passo a passo para garantir eficácia:
1. Identifique o fornecedor: Informe nome, CNPJ e dados de contato.
2. Descreva os itens: Liste produtos ou serviços, quantidades, especificações e códigos, se houver.
3. Defina valores e condições: Inclua preços unitários, totais, descontos e condições de pagamento.
4. Estabeleça prazos: Informe datas de entrega e validade da ordem.
5. Inclua informações adicionais: Adicione observações relevantes, como local de entrega ou requisitos especiais.
6. Faça a aprovação interna: Garanta que a ordem seja revisada e aprovada por quem tem autoridade na empresa.
7. Envie ao fornecedor: Após conferência, envie a ordem de compra ao fornecedor e aguarde a confirmação.
Por fim, revise todos os dados antes de enviar, usar modelos padronizados para facilitar o preenchimento e também manter um histórico das ordens emitidas para consultas futuras.
Exemplo de ordem de compra (modelo prático)
Há alguns modelos de ordem de compra que podem ser adaptados conforme as necessidades da sua empresa:
- Modelo básico: Ideal para pequenas empresas que estão começando a implementar o uso de ordens de compra. Esse modelo inclui campos essenciais, como identificação da empresa e fornecedor, itens, valores e condições de pagamento.
- Modelo avançado: Inclui informações adicionais, como códigos de aprovação, prazo de validade da ordem e cláusulas de responsabilidade. Esse modelo é recomendado para empresas que realizam compras mais complexas ou em maior volume.
- Modelo digital: Com o uso crescente de ferramentas de gestão, muitas empresas estão optando por ordens de compra digitais, que oferecem integração com sistemas ERP e permitem automação do processo.
Veja um modelo simplificado de ordem de compra e entenda cada campo:
Ordem de Compra nº 12345
Data: 10/06/2024
Fornecedor: Papelaria XYZ Ltda.
CNPJ: 12.345.678/0001-90
Endereço: Rua das Flores, 100, São Paulo/SP
| Item | Descrição | Quantidade | Valor Unitário | Valor Total |
| 001 | Papel A4 500 folhas | 10 | R$ 25,00 | R$ 250,00 |
| 002 | Caneta azul caixa c/12 | 5 | R$ 15,00 | R$ 75,00 |
Condições de pagamento: 30 dias
Data de entrega: até 20/06/2024
Observações: Entregar no setor de compras.
Como um sistema ERP pode facilitar a gestão de ordens de compra?
Gerenciar ordens de compra manualmente pode ser trabalhoso e sujeito a falhas. Um sistema ERP em nuvem, como o Omie, automatiza e integra todo o processo, trazendo benefícios reais para o dia a dia do empreendedor:
- Centralização das informações: Todas as ordens ficam registradas em um único lugar, acessível de qualquer dispositivo.
- Automação de processos: O ERP gera ordens de compra automaticamente a partir de solicitações internas, reduzindo retrabalho.
- Integração com estoque e financeiro: O sistema atualiza automaticamente o estoque e facilita o acompanhamento dos pagamentos.
- Redução de erros: Campos padronizados e validações automáticas evitam esquecimentos ou preenchimentos incorretos.
- Facilidade de acompanhamento: Relatórios e alertas ajudam a monitorar prazos, entregas e pendências.
- Diferenciais Omie: Integração com módulos como Omie.Store, Omie.Cash e recursos de automação fiscal, tornando a gestão ainda mais completa e eficiente.
Exemplo prático: Um empreendedor pode criar uma ordem de compra no Omie, acompanhar o status em tempo real, receber notificações de entrega e integrar tudo com o contador, sem precisar de planilhas ou controles manuais.
Gestão eficiente de compras: o caminho para o crescimento
Adotar uma boa gestão de ordens de compra é fundamental para empresas que buscam crescer de forma organizada e segura. Com processos claros, informações centralizadas e automação, o empreendedor ganha tempo, reduz riscos e toma decisões mais assertivas. O ERP Omie potencializa esses benefícios, tornando a rotina de compras mais simples e eficiente.
Quer experimentar na prática? Teste gratuitamente a plataforma Omie e descubra como a automação pode transformar a gestão de compras do seu negócio.
Perguntas frequentes (FAQ)
O que é uma ordem de compra e para que serve?
A ordem de compra é um documento que formaliza a intenção de adquirir produtos ou serviços, trazendo organização e segurança para o processo de compras.
Qual a diferença entre ordem de compra e pedido de compra?
A ordem de compra é emitida pelo comprador para autorizar a aquisição, enquanto o pedido de compra é a confirmação do fornecedor para iniciar a entrega.
Preciso de um sistema para emitir ordens de compra?
Não é obrigatório, mas um sistema ERP facilita muito o processo, automatizando etapas, centralizando informações e reduzindo erros.
Como evitar erros ao preencher uma ordem de compra?
Revise todos os dados, utilize modelos padronizados e, se possível, conte com um sistema que valide as informações automaticamente.
O ERP Omie é indicado para pequenas empresas?
Sim, o Omie foi desenvolvido especialmente para pequenas e médias empresas, oferecendo praticidade, integração e escalabilidade.
