No labirinto tributário brasileiro, PIS e COFINS formam uma dupla de peso para qualquer empresa. Com regras detalhadas, diferenças entre regimes e impactos diretos na saúde financeira, compreender essas contribuições é fundamental para quem busca autonomia e segurança na gestão do negócio.
Este guia foi desenvolvido para eliminar dúvidas, prevenir erros financeiros e mostrar como a tecnologia pode transformar a rotina fiscal, preparando sua empresa desde já para as mudanças que virão com a CBS na Reforma Tributária.
O que é PIS e COFINS: entenda o papel de cada contribuição
O PIS (Programa de Integração Social) e a COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social) são contribuições sociais obrigatórias para a maioria das empresas brasileiras. Apesar de aparecerem sempre juntas nos cálculos, cada uma tem uma finalidade própria e ambas impactam profundamente o caixa do negócio.
O PIS tem como foco financiar benefícios voltados ao trabalhador, como abono salarial e seguro-desemprego. Isso representa uma forma de proteção social que ampara milhões de brasileiros em momentos de necessidade e mantém a economia girando, mesmo diante de crises.
A COFINS, por sua vez, destina-se ao financiamento da seguridade social, abrangendo saúde, assistência e previdência. Os recursos arrecadados sustentam hospitais, programas sociais e aposentadorias. Para o empresário, entender esses destinos é mais do que um detalhe técnico: é saber por que a carga tributária existe e como ela retorna à sociedade.
Compreender a função social dessas contribuições e seu impacto no negócio é passo essencial para uma gestão tributária eficiente e responsável.
Alíquotas do PIS e da COFINS: como funcionam cada uma
As alíquotas de PIS e COFINS variam conforme o regime tributário adotado. Existem dois principais: o cumulativo, típico do lucro presumido, e o não cumulativo, obrigatório no lucro real. Essa diferença é uma das maiores causas de confusão entre empreendedores – e pode gerar pagamentos a maior ou autuações fiscais se não for bem compreendida.
No regime cumulativo, as alíquotas são:
- PIS: 0,65%;
- COFINS: 3,0%;
- Não há possibilidade de deduzir créditos fiscais relativos a insumos ou despesas.
No regime não cumulativo:
- PIS: 1,65%;
- COFINS: 7,6%;
- Permite a dedução de créditos fiscais sobre diversas despesas essenciais para o negócio.
| Regime Tributário | PIS (%) | COFINS (%) | Créditos Tributários |
|---|---|---|---|
| Cumulativo | 0,65 | 3,0 | Não |
| Não cumulativo | 1,65 | 7,6 | Sim |
Outro ponto de atenção é a diferença entre faturamento e receita bruta. Faturamento refere-se à soma das vendas de produtos ou serviços, enquanto a receita bruta pode englobar outros tipos de receitas, como financeiras. A base de cálculo do PIS/COFINS é a receita bruta, então qualquer erro nesse conceito pode resultar em pagamentos indevidos ou autuações.
A correta aplicação das alíquotas exige atenção ao regime adotado, à base de cálculo e à atualização constante das tabelas fiscais. Manter controles internos e sistemas automatizados é fundamental para não perder dinheiro nem correr riscos fiscais.
Principais diferenças entre regime cumulativo e não cumulativo
A escolha entre regime cumulativo e não cumulativo é estratégica e afeta diretamente o valor das contribuições. Entenda as mecânicas e o impacto de cada um.
No regime cumulativo, obrigatório para empresas do lucro presumido e alguns setores específicos:
- O cálculo é feito de forma direta, aplicando-se as alíquotas reduzidas sobre toda a receita bruta do mês;
- Não existe abatimento de créditos fiscais, o que simplifica a apuração, porém pode tornar o tributo mais pesado para empresas com muitos custos operacionais;
- É indicado para negócios com estrutura de custos enxuta, como prestadoras de serviços intelectuais ou com poucas despesas dedutíveis.
No regime não cumulativo, obrigatório para empresas do lucro real:
- As alíquotas são mais altas, mas a empresa pode descontar créditos relativos a insumos, energia elétrica, aluguéis e outras despesas diretamente ligadas à atividade;
- O cálculo é mais complexo, exige controle rigoroso dos documentos fiscais e das despesas, mas pode gerar economia relevante. Por exemplo, uma indústria ou comércio que compra muitos insumos pode reduzir significativamente o valor devido de PIS e COFINS.
Mesmo pagando mais na alíquota, o não cumulativo pode ser vantajoso para operações fiscais com muitos custos e insumos. Já empresas com poucos gastos dedutíveis tendem a se beneficiar da simplicidade do cumulativo.
No dia a dia, a escolha do regime deve considerar o perfil da empresa, o volume de receitas, a quantidade de despesas dedutíveis e a capacidade de controle fiscal. Uma decisão errada pode comprometer margens de lucro e até gerar riscos fiscais.
Como identificar o melhor regime para a sua empresa
A decisão entre os regimes cumulativo e não cumulativo não deve ser feita de forma automática. É preciso analisar, cuidadosamente, a estrutura de custos, o volume de receitas, o setor de atuação e o potencial de aproveitamento de créditos.
Veja os principais critérios para orientar essa escolha:
- Volume de receitas: negócios com faturamento elevado precisam analisar se o abatimento de créditos compensa a alíquota maior do não cumulativo;
- Gastos com insumos e despesas operacionais: quanto mais despesas dedutíveis, maior a chance do não cumulativo ser vantajoso;
- Capacidade de controle e compliance fiscal: o não cumulativo exige gestão rigorosa das notas fiscais, créditos e obrigações acessórias;
- Setor de atuação: setores industriais, comércio atacadista e empresas de serviços que utilizam muitos insumos costumam optar pelo não cumulativo. Consultorias e prestadoras de serviço intelectual, com folha de pagamento como principal custo, tendem a ficar no cumulativo.
Exemplo prático: uma empresa de tecnologia, que investe em softwares, equipamentos, energia e treinamentos, pode ter grandes ganhos ao escolher o não cumulativo. Já uma consultoria estratégica, com poucos custos além dos salários, encontra mais simplicidade e economia no cumulativo.
O suporte do contador é fundamental. O profissional pode simular cenários, comparar o valor dos tributos em cada regime e orientar a empresa na escolha mais vantajosa.
ERPs especializados, que oferecem ferramentas para gestão tributária, ajudam a simular cenários, controlar créditos e evitar erros na definição do regime. Isso fortalece a autonomia financeira e o compliance fiscal.
Como calcular PIS e COFINS na prática: fórmula e exemplo
Com o regime tributário definido, é hora de calcular o valor a ser recolhido. O ponto de partida é sempre a receita bruta mensal, sobre a qual incidem as alíquotas correspondentes.
No regime cumulativo:
- Valor devido = Receita bruta x Alíquota
- Exemplo: faturamento de R$ 100.000 no mês:
- PIS: R100.000×0,65 100.000 x 0,65% = R100.000×0,65 650
- COFINS: R100.000×3 100.000 x 3% = R100.000×3 3.000
- Total: R$ 3.650
No regime não cumulativo:
- Valor devido = (Receita bruta x Alíquota) – Créditos Tributários
- Exemplo: indústria com receita de R200.000eR 200.000 e R200.000eR 60.000 de despesas dedutíveis:
- PIS: (R200.000×1,65 200.000 x 1,65%) – (R200.000×1,65 60.000 x 1,65%) = R3.300–R 3.300 – R3.300–R 990 = R$ 2.310
- COFINS: (R200.000×7,6 200.000 x 7,6%) – (R200.000×7,6 60.000 x 7,6%) = R15.200–R 15.200 – R15.200–R 4.560 = R$ 10.640
- Total: R$ 12.950
Importante: O STF decidiu que o ICMS destacado na nota fiscal não deve compor a base de cálculo do PIS e COFINS. Ou seja, antes de aplicar a alíquota, exclua o valor do ICMS da receita bruta. Essa mudança pode representar uma economia significativa e evitar bitributação.
A correta apuração exige atenção ao preenchimento das notas fiscais, controle dos créditos e acompanhamento das obrigações acessórias. Erros comuns, como não excluir o ICMS da base ou utilizar despesas não permitidas como crédito, podem gerar pagamentos indevidos e risco de autuação.
Automatizar o cálculo e manter equipes treinadas é fundamental para garantir precisão e compliance.
Dicas para evitar erros e autuações no cálculo do PIS e COFINS
Evitar autuações fiscais e prejuízos depende de atenção aos detalhes e atualização constante. Confira recomendações essenciais:
- Analise corretamente o tipo de receita: vendas, prestação de serviços, exportação e operações isentas têm regras específicas;
- Exclua o ICMS da base de cálculo, conforme orienta a jurisprudência vigente;
- Confira as alíquotas de acordo com o regime tributário e mantenha tabelas sempre atualizadas;
- No regime não cumulativo, revise periodicamente as regras para aproveitamento de créditos e utilize apenas despesas permitidas;
- Acompanhe as mudanças na legislação e ajuste processos internos sempre que necessário;
- Utilize sistemas de gestão integrados para automatizar apuração, reduzir erros humanos e garantir a atualização das regras.
A prevenção de falhas e o investimento em tecnologia são os melhores caminhos para evitar autuações fiscais e multas. Uma equipe bem treinada e sistemas automatizados tornam a empresa mais segura e eficiente.
O que muda com a chegada da CBS em 2027
A Reforma Tributária aprovada em 2023 vai revolucionar o sistema de contribuições sociais. O PIS e a COFINS serão substituídos pela CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), prevista para entrar em vigor a partir de 2027.
Com a CBS, haverá a unificação das duas contribuições em um único tributo, tornando o processo de apuração mais simples, eliminando boa parte das exceções e regimes especiais que hoje confundem gestores e contadores.
Principais novidades da CBS:
- Alíquota única, aplicável à maioria das operações de bens e serviços;
- Crédito pleno e automático para todas as empresas, eliminando restrições que hoje existem em alguns setores;
- Menos exceções e regimes diferenciados, o que reduz a complexidade e o risco de interpretações divergentes;
- Apuração mais ágil, facilitando a automação dos cálculos e o compliance.
Empresas que já investem em digitalização e integração de processos estarão mais preparadas para a transição. Antecipar adaptações evita custos extras, retrabalho e eventuais penalidades por não conformidade.
Quando e como se preparar para as novas regras da CBS
A transição para a CBS não será automática e exigirá planejamento. Veja como se antecipar com segurança:
- Realize diagnóstico tributário detalhado, identificando pontos de vulnerabilidade e oportunidades de otimização;
- Atualize o ERP ou sistema de gestão para garantir que ele esteja pronto para as novas demandas fiscais;
- Revise processos de apuração de tributos, conferência de créditos e controle documental;
- Invista na capacitação das equipes, preparando-as para lidar com novos fluxos e obrigações;
- Acompanhe de perto as normas complementares e as decisões do Congresso relacionadas à CBS;
- Prefira soluções tecnológicas que ofereçam suporte automático para mudanças na legislação, reduzindo a dependência de intervenções manuais.
A preparação antecipada reduz riscos de não conformidade, evita paralisações e permite que sua empresa aproveite todas as vantagens do novo modelo tributário. Encarar a chegada da CBS como uma oportunidade de modernização é fundamental para manter a competitividade e a segurança fiscal.
Como o ERP Omie facilita o cálculo do PIS, COFINS e a transição para a CBS
A apuração manual do PIS e COFINS é um campo minado para erros e pode custar caro para a empresa. O ERP Omie foi criado para automatizar cada etapa desse processo, proporcionando mais precisão, agilidade e tranquilidade para negócios de todos os portes.
No Omie, tudo começa pela identificação automática do regime tributário, seja cumulativo ou não cumulativo. O sistema aplica as alíquotas corretas em cada movimentação, controla os créditos fiscais no não cumulativo e faz a apuração mensal de forma integrada com as obrigações acessórias exigidas pela Receita Federal.
A inteligência artificial fiscal da Omie preenche automaticamente arquivos como a EFD-Contribuições, integra-se com a contabilidade e reduz drasticamente a chance de falhas humanas ou retrabalho.
Com a chegada da CBS, o Omie fará a adaptação automática das regras tributárias, mantendo a empresa em conformidade sem que o gestor precise aprender fluxos novos ou se preocupar com mudanças técnicas. Isso libera tempo para focar no crescimento do negócio e reduz o estresse com fiscalizações.
Destaques do Omie na gestão tributária:
- Automatização completa do cálculo de PIS e COFINS, com aplicação de regras atualizadas e controle de créditos;
- Atualização instantânea das normas fiscais e tabelas;
- Integração com a contabilidade e entrega facilitada de obrigações acessórias;
- Plataforma intuitiva e flexível, que se adapta a diferentes portes e segmentos de empresa.
Utilizar um ERP robusto e atualizado é o caminho mais seguro para atravessar as mudanças do sistema tributário e garantir autonomia financeira.
Para se aprofundar, conheça outros conteúdos do blog e faça o download de materiais gratuitos sobre gestão tributária. Prepare sua empresa para o futuro com tecnologia, segurança e autonomia fiscal.
