Quando o cliente recebe o produto, mas, por diferentes motivos, não quer ficar com ele, esse produto volta para o vendedor, que precisa emitir a nota fiscal de devolução. Mas quais são as regras para esse tipo de documento?
Entenda como funciona a nota de devolução de venda, em quais situações ela precisa ser emitida e os impactos para o seu estoque. Continue a leitura e saiba mais sobre o assunto.
O que é nota fiscal de devolução e para que serve?
A nota fiscal de devolução é o documento atestando que uma mercadoria retornou à sua empresa, o que indica que foi devolvida pelo cliente. Sua emissão, portanto, é recorrente, especialmente para quem atua com e-commerce.
Para a empresa vendedora, a nota de devolução registra que o produto retornou, o que demanda atualização do estoque. Já para o cliente é uma comprovação de que, de fato, o produto foi devolvido, garantindo que ele terá o dinheiro da compra de volta.
Quais situações a nota de devolução precisa ser emitida?
Quem tem empresa fica na dúvida sobre quando a nota fiscal de devolução deve ser emitida. Ela é obrigatória em algumas situações, como:
- arrependimento do cliente com o produto adquirido;
- produto com defeito, na quantidade errada ou fora da especificações técnicas anunciadas na compra;
- devolução de produtos da empresa para seus fornecedores, caso receba itens com defeitos, na quantidade errada ou com prazo de validade expirado, por exemplo.
O que acontece se eu não emitir a nota de devolução corretamente?
Todas as operações da sua empresa precisam possuir um registro, inclusive quando um produto é devolvido. Assim, é obrigatório emitir a nota fiscal de devolução para evitar problemas com o fisco, o que pode gerar multas.
Além disso, sem a nota que comprova a devolução da mercadoria, há inconsistência nos dados contábeis e também no seu estoque. Sem contar que você paga impostos indevidos, referente à venda ou compra de algo que foi devolvido.
Quais os tipos de nota fiscal de devolução?
Existem dois tipos de nota fiscal de devolução:
- nota fiscal de devolução de compra – quando a empresa compradora devolver mercadorias ao fornecedor. Nessa situação, a empresa faz a emissão de uma nota fiscal de saída para registrar a devolução;
- nota fiscal de devolução de venda – quando o cliente devolve o produto à empresa. Aqui, a empresa emite uma nota fiscal de entrada (referenciando a nota fiscal da venda realizada), o que comprova o retorno do produto à empresa.
Qual a diferença entre nota fiscal de devolução, nota fiscal de retorno e nota fiscal cancelada?
A nota fiscal de devolução é diferente da nota fiscal de retorno e da nota cancelada. Veja as características de cada uma delas.
NF de devolução
É a nota fiscal utilizada para formalizar a devolução de um produto pelo cliente, que pode ter ficado insatisfeito, ter recebido o item com avaria ou outro motivo. Assim, ele devolve o produto para o vendedor e tem o valor pago devolvido, ou seja, a operação de compra ou venda é anulada.
NF de retorno
É a nota fiscal utilizada quando um produto retorna para a empresa sem que tenha ocorrido uma transação de compra ou venda. Então, é o documento utilizado para registrar a movimentação da mercadoria utilizada em demonstrações, que estava consignada ou que precisam de conserto, por exemplo.
NF cancelada
Temos ainda a nota fiscal cancelada, medida necessária quando ocorre algum erro no preenchimento da nota fiscal e o produto ainda não saiu da empresa. O prazo máximo para o cancelamento é de 24h após a emissão da nota fiscal. O objetivo é anular o documento fiscal.
Como a nota de devolução impacta o pagamento dos impostos e seu estoque?
Por meio da nota fiscal de devolução, sua empresa faz o registro de que a venda foi desfeita e, com isso, pode recuperar impostos que já foram pagos na nota de compra, como o ICMS, IPI, PIS e COFINS. Funciona assim: os impostos destacados na nota de devolução geram um crédito que possibilita abater do valor que a empresa precisa pagar em impostos.
Por esse motivo é tão importante emitir a nota de devolução, pois além de regularizar a movimentação da mercadoria e ficar em dia com as obrigações fiscais, você evita pagar mais impostos.
Além do pagamento de impostos, a nota fiscal de devolução também é importante para fazer uma gestão eficiente do estoque: com o documento, a empresa atualiza os itens armazenados, ou seja, registra, de forma contábil, que o produto retornou ao estoque.
Quais os principais desafios na gestão das devoluções?
A devolução é um processo recorrente no varejo, principalmente no comércio eletrônico em que o cliente compra o produto apenas com as informações online e, com isso, tem o direito de devolver caso se arrependa da compra. Ou seja, nem todas as devoluções são devido a defeitos ou avarias.
Assim, para evitar um número grande de devoluções, é importante driblar alguns desafios, como:
- erro na separação do produto em relação ao modelo escolhido ou quantidade;
- não ter rastreabilidade na logística reversa com o risco de extraviar produtos devolvidos;
- problemas no anúncio do produto: é importante ter uma descrição completa, fotos em alta resolução e de diferentes ângulos e até mesmo vídeos;
- custos elevados com transportes;
- falta de um sistema de gestão integrada para atualizar o estoque após cada venda e devolução.
Sistema ERP: automatização de processos e eficiência nas operações de devolução
A nota fiscal de devolução é uma obrigação das empresas quando o produto retorna aos seus estoques. E, para que esse processo não gere transtornos e custos, é importante contar com um sistema ERP.
Trata-se de um software de gestão integrada que centraliza as áreas do seu negócio e automatiza diferentes processos, como o preenchimento de notas fiscais, atualização do estoque, fluxo de caixa e muito mais.
Com o sistema ERP você consegue lidar com diferentes desafios do dia a dia empresarial, como a geração da nota fiscal de devolução, com mais tranquilidade.
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