Como organizar uma empresa desorganizada: 5 passos simples

Saber como organizar uma empresa desorganizada é fundamental para evitar que os negócios enfrentem problemas no futuro. As dificuldades podem surgir com os clientes, fornecedores, colaboradores e diversas áreas, como financeiro e RH. Os empreendedores que conseguem aplicar os 5 passos que vamos comentar neste artigo minimizam vários problemas e podem elevar o nível da sua gestão. Assim, o crescimento da empresa será uma consequência e todos saem ganhando. Confira!

Como saber se a empresa está desorganizada?

Muitos empreendedores podem não identificar logo de cara se sua empresa está desorganizada, porque há várias formas de isso acontecer. Para ajudar você a fazer um bom diagnóstico do seu negócio, fique atento quando:

• erros e retrabalhos ocorrem com frequência;
• os clientes reclamam do produto ou serviço prestado;
• contas são pagas com atraso ou se misturam com as finanças pessoais;
• os colaboradores não sabem o que deve ser feito e há alta rotatividade de pessoal;
• não há processos bem definidos e as informações se perdem no dia a dia.

Existem ainda outros pontos que indicam que uma empresa precisa se organizar, mas por essa pequena lista já é possível ter uma ideia da situação do seu negócio.  Nem sempre uma companhia que opera de maneira desorganizada fechará, mas muitos contratos e clientes podem ser perdidos, além de recursos financeiros e materiais. Ademais, a falta de organização também impede os negócios de crescerem e se posicionarem como referência na sua área de atuação. Por isso, é preciso sempre avaliar todas as áreas da empresa e entender como corrigir e melhorar os processos. Os benefícios serão sentidos por todos e isso dará suporte para o desenvolvimento dos negócios. Algumas vantagens de uma empresa organizada que podemos citar são a capacidade de adaptação no mercado para atender às demandas que surgem, a redução no turnover da companhia, além do aumento da satisfação dos clientes e do atingimento das metas.

5 dicas de como organizar uma empresa desorganizada

Se você identificou algum dos pontos que comentamos há pouco, não se preocupe. É possível organizar a empresa com passos simples de serem implantados, mas é preciso comprometimento com seu negócio, para que a organização traga os benefícios. Acompanhe as dicas que preparamos e veja como aplicar na sua empresa, independentemente do porte ou segmento de atuação.

1. Criação de processos

Ter uma boa gestão de processos é fundamental para manter a empresa organizada. Se seu negócio ainda não tem os processos mapeados, essa é a primeira etapa a ser executada em todas as áreas. Isso garantirá que as ações sejam realizadas sempre da mesma forma, mantendo um padrão de qualidade, além de otimizar o tempo dos colaboradores, clientes e fornecedores. Para tanto, faça o levantamento de tudo o que é feito na empresa. Depois, documente cada processo, anotando quem são os responsáveis, quais são as ações tomadas e se algum sistema ou ferramenta apoia as atividades. Com tudo isso organizado, é hora de colocar os processos em prática e observar os resultados gerados e como melhorá-los.

2. Otimização de processos

O mercado muda constantemente, o que impacta nas necessidades dos clientes e no dia a dia da empresa. Por isso, é importante observar os processos da companhia e identificar o que pode ser otimizado e ajustado. Assim, a produtividade dos colaboradores aumenta, bem como a segurança para executar as ações, pois tudo já está definido. Isso evita erros nos processos e melhora a confiabilidade dos números e dados. No final, o cliente percebe a diferença e fica mais satisfeito, os colaboradores passam a ter melhor performance, fazem entregas melhores e a empresa se beneficia com todas essas vantagens.

3. Planejamento financeiro

Em paralelo ao estabelecimento de processos, é importante desenvolver um planejamento financeiro, para se ter controle das entradas e saídas de recursos. Se a empresa não tiver conhecimento da sua situação econômica pode ficar sem ter recursos para honrar seus compromissos — com possibilidade de chegar à falência. Desse modo, um bom planejamento financeiro deve conter as despesas e receitas previstas, além de permitir a conferência de todos os valores que realmente entraram ou saíram do caixa. Para evitar esquecimentos ou erros nos lançamentos, vale a pena contar com um software de gestão empresarial. Esse sistema também é conhecido como ERP e ajuda em outros processos e controles, além da parte financeira. Dessa forma, contar com a automação do caixa da companhia pode poupar tempo e recursos, ao minimizar os erros ocorridos no dia a dia da empresa. Tudo isso ajuda os negócios a terem valores para pagar os fornecedores e funcionários no prazo correto, contando com o capital de giro necessário, pois o planejamento financeiro ajuda a identificar quais recursos a companhia precisa. Outro ponto que podemos destacar aqui é ter bem definida qual será a retirada dos sócios da empresa, para que o caixa não fique no vermelho nem haja a mistura entre os recursos pessoais e corporativos.

4. Quitação de dívidas

Muitas vezes, a desorganização da empresa leva à falta de pagamento, seja pelo esquecimento do compromisso ou pela carência de recursos. Os passos que já comentamos ajudarão para que isso não ocorra mais, porém ainda será preciso quitar as dívidas. Para isso, será necessário organizar as finanças, listando todas as contas a serem pagas, passar por um processo de negociação dos valores e preparação do caixa. Se a empresa não tiver recursos disponíveis, uma alternativa é a busca por crédito. O mercado oferece diversas linhas de crédito empresarial, com condições de juros e pagamentos interessantes. Dessa forma, a empresa paga seus credores, volta a ter recursos em caixa e pode voltar a considerar investir nos negócios, o que auxiliará no seu crescimento.

5. Integração de todo o time

Quanto mais alinhadas estiverem as equipes, melhor serão os resultados da organização da empresa. Afinal, cada área tem seus próprios processos, que envolvem, direta ou indiretamente, outros setores. Nesse sentido quando todos conhecem os processos, metas e procedimentos da empresa, fica mais fácil alinhar ações entre os times, além de favorecer o surgimento de novas ideias, que contribuirão para o aperfeiçoamento dos negócios. Por isso, deixe seus colaboradores cientes do que acontece na empresa, isso aumentará o engajamento de todos, que se sentirão parte importante no desenvolvimento da companhia. Um passo essencial aqui é o desenvolvimento da cultura organizacional, a forma como a empresa lida com as situações, trata os colaboradores e mostra que valores incentiva e busca no cotidiano. Ao implementar uma cultura forte, todos estarão ligados aos processos e ajudarão na construção de uma empresa mais organizada e eficiente.

O que deixa uma empresa desorganizada?

Como vimos, diversos aspectos podem tornar uma empresa desorganizada, mas podemos resumir todos os pontos em falta de controle. Sem clareza sobre o que ocorre na companhia, fica muito difícil saber se os resultados são bons ou se algo deve ser melhorado. Para centralizar e consolidar informações de diversas áreas, é indicado contar com um ERP, que também ajudará a automatizar processos e minimizar erros do financeiro ao estoque.  Portanto, a empresa só tem a ganhar com esse investimento, permitindo que novas metas sejam estabelecidas e alcançadas. Conheça o sistema ERP para empresas da Omie e descubra os diversos benefícios que sua gestão poderá obter.