Funções administrativas são os eixos que tornam os processos de uma organização alinhados. Um negócio só é capaz de garantir seu crescimento e sustentação quando está com um bom planejamento definido e tem essas funções organizadas para potencializar esse crescimento.
Em meio às crescentes transformações do mundo empresarial, cada vez mais é necessário conhecer a fundo as boas práticas administrativas. Assim, é possível entender como alinhar cada papel para que a empresa possa se desenvolver e melhorar sua atuação. Saiba mais sobre esse tema na sequência!
Principais funções administrativas
A gestão empresarial é responsável por traçar e alcançar objetivos e metas que compreendem as principais funções administrativas. Administrar uma empresa não vem com um manual com erros e acertos – é preciso focar no aprendizado e em como adaptar a gestão do seu negócio. Os pilares das funções administrativas têm como base planejar, organizar, dirigir e controlar, ou como é conhecido, PODC. Entenda melhor cada um deles!Planejamento
A frase é clichê, mas representa muito bem essa função: o planejamento é destinado para definir metas, objetivos e ações. Planejar é fundamental para qualquer segmento de mercado e envolve o processo de analisar questões internas e externas de uma empresa e tomar decisões baseadas em dados e fatos. Podem ser implementadas, ainda, metodologias da administração que possuem eficácia nessa etapa do processo. É preciso não se basear apenas em achismos e saber como ser realmente estratégico. Sem um bom planejamento, é impossível que a existência de um negócio perdure e gere ganhos e crescimentos em um mercado. Lembre-se que quem não sabe para onde vai, qualquer lugar serve.Organização
Para operacionalizar o que foi pensado no planejamento, é necessário que sejam definidas as frentes de ações e suas responsabilidades. Sem a organização, é impossível colocar planos em prática. No contexto empresarial, não é diferente. Entre as funções do administrativo, a organização compreende um plano de ações para realização de uma meta. Pensa-se na distribuição de tarefas e quais resultados deverão ser atingidos em cada uma das fases, bem como quando cada uma deve ser feita. É essencial para dar um passo rumo ao sucesso, pois evita situações desagradáveis, como retrabalho, problemas com clientes e perdas de oportunidades. É preciso ter um bom conhecimento individual e coletivo para organizar a produção de todos os setores.Direção
Dirigir está diretamente ligado a saber liderar. Esse é um ponto de extrema importância para as funções administrativas, pois serve como base para que as equipes se inspirem e entreguem resultados reais para um negócio. Atualmente, cargos de liderança devem ter função mais aprofundada do que simplesmente delegar tarefas, que também são parte do todo. Eles devem exercer influência positiva para que todos possam se sentir parte da empresa, de modo colaborativo. É preciso facilitar o trabalho das equipes, para poderem se desenvolver profissionalmente e trazer novas ideias, além de criar um ambiente de troca horizontal e uma cultura organizacional justa. Um bom líder ajuda a potencializar uma cultura voltada para as pessoas nas funções administrativas - e em toda a empresa.Controle
Crescimento sem controle é um risco muito grande para os negócios. Não adianta planejar e executar bem sem acompanhar de perto os resultados que elas trouxeram ao negócio. Aqui, é o momento de corrigir os erros e melhorar os acertos. Controlar os erros e traçar ações corretivas contribui diretamente para a melhora do desempenho e performance para as equipes. A consequência disso são resultados mais positivos e colaboradores mais produtivos. Por isso, é necessária uma constante análise de resultados, tendo como base dados atualizados sobre os processos realizados ao longo de um período. Nesse contexto, a tecnologia é uma aliada, pois software de gestão empresarial reúnem números valiosos e integram diversos setores como o financeiro, RH, vendas e marketing.Como implementar as funções na sua empresa?
Aplicar as funções administrativas é um processo de melhoria contínua. É preciso buscar compreender as melhores ferramentas e metodologias para aplicar no dia a dia de um negócio. O equilíbrio entre as funções administrativas deve ser encontrado para que a empresa alcance a estabilidade necessária. É dessa maneira que ela poderá atingir um crescimento duradouro no seu segmento de mercado.- Gestão de pessoas: o capital humano é uma das ferramentas mais importantes para as empresas. Assim, o setor de gestão de pessoas torna-se central – se não existe organização e controle, resultados positivos não podem ser esperados. É a partir das pessoas que a empresa desenvolverá os demais pilares.
- Administração de compras e vendas: atender a demanda do consumidor é um dos principais desafios e objetivos dos negócios. A equipe que cuida da área deve entender bem qual a melhor maneira de se organizar para não deixar que falte produto e matéria-prima, por exemplo, o que pode prejudicar o caixa e o core business do negócio. Dica: um sistema ERP é capaz de realizar a automação de processos em compras e vendas, otimizando esta etapa.
- Tesouraria e compras: essa equipe deve estar alinhada com o planejamento e organização para que todos os materiais e suprimentos necessários sejam adquiridos, sem prejudicar o caixa da empresa. Isso garante a prosperidade financeira a médio e longo prazo.
- Controle de qualidade: a qualidade do produto final deve ser mantida até chegar ao cliente. Esse setor deve unir esforços, criar metodologias e métricas para acompanhar as entregas, entrando em contato com fornecedores e fazendo alterações, caso necessário.
- Controle financeiro: a saúde financeira e o lucro são preocupações comuns. O controle financeiro empresarial pode ser trabalhado por meio de relatórios a partir dos quais estratégias de melhorias devem ser traçadas em alguns casos.
Como fazer o gerenciamento das funções administrativas
Trabalhar com uma equipe bem organizada é algo que exige boa gestão e muita estratégia. Afinal, vivemos em um mundo onde o consumidor cada vez mais se informa sobre as opções de mercado e é cada vez mais exigente. Para gerenciar essas funções junto a outros papéis, é preciso ter clareza sobre alguns pontos, que vamos detalhar abaixo. Para cada área, identifique quem é responsável por gerenciá-la. Por exemplo, o diretor de recursos humanos pode ser responsável pela gestão dos funcionários, enquanto o diretor financeiro será responsável pelas finanças. Defina metas claras e mensuráveis para cada função administrativa. Isso pode incluir aumentar as vendas em uma certa porcentagem ou reduzir os custos operacionais. Mantenha uma comunicação aberta e regular com os gerentes de cada área administrativa. Isso ajuda a garantir que todos estejam na mesma página e trabalhando em direção aos mesmos objetivos. Incentive o desenvolvimento contínuo dos funcionários em cada área administrativa, fornecendo treinamento e oportunidades de crescimento. Para isso, regularmente, avalie o desempenho de cada função administrativa em relação às metas estabelecidas. Esteja disposto a ajustar as operações administrativas conforme necessário para lidar com mudanças internas ou externas na empresa. Nunca pare de buscar maneiras de melhorar as funções administrativas da sua empresa. A melhoria contínua é fundamental para o sucesso a longo prazo.Qual a importância das funções administrativas?
Basicamente, as funções administrativas são como a cola que mantém tudo e harmonia em uma empresa. Elas garantem que todas as partes trabalhem em harmonia para alcançar os objetivos da empresa. Elas são de extrema importância porque têm atuação direta nos seguintes pontos:- Organização;
- Eficiência;
- Tomada de decisão;
- Comunicação;
- Crescimento sustentável.
