Em 7 de outubro de 2026, a Súmula 254 do Carf (Conselho Administrativo de Recursos Fiscais) foi aprovada por unanimidade pela 1ª Turma da Câmara Superior de Recursos Fiscais (CSRF), última instância administrativa de julgamento tributário.
Com esse entendimento, as empresas precisam comprovar não apenas quem recebeu o pagamento, mas também a causa da transferência e os serviços ou produtos recebidos em contrapartida, sob risco de sofrer cobranças de impostos, multas e juros.
A seguir, você vai entender o que determina essa súmula, quais situações oferecem riscos e como organizar os documentos para proteger o caixa do negócio.
O preço da desorganização: a conta sai cara
A falta de comprovação de despesas pode pesar bastante no fluxo de caixa da empresa.
Com a Súmula 254 do Carf, a necessidade de demonstrar a finalidade dos pagamentos ganha ainda mais atenção, pois operações sem causa comprovada podem resultar em cobranças tributárias.
Quando a fiscalização identifica uma operação sem causa comprovada, pode exigir Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) de 35%, conforme o artigo 61, § 1º, da Lei nº 8.981/1995.
Como o § 3º do mesmo artigo determina que o rendimento seja considerado líquido, a alíquota efetiva chega a aproximadamente 53,8% do valor pago.
Além disso, a empresa pode receber uma multa de ofício de 75% sobre o imposto devido, conforme o artigo 44, inciso I, da Lei nº 9.430/1996, acrescida de juros pela Selic.
Assim, uma despesa de R$ 100 mil sem comprovação pode gerar uma cobrança de aproximadamente R$ 94,2 mil em imposto e multa, antes dos juros.
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Onde as pequenas empresas mais erram?
As PMEs ficam mais expostas ao risco de pagamentos sem comprovação quando não mantêm processos claros para registrar seus gastos e movimentações financeiras.
Confira alguns erros comuns na rotina do empreendedor que podem dificultar a comprovação de despesas empresariais e gerar problemas com a fiscalização:
- Consultorias sem comprovação: contratar serviços de assessoria, marketing ou consultoria sem guardar contratos, relatórios, registros de reuniões ou evidências das atividades realizadas
- Retiradas de lucros disfarçadas: registrar transferências aos sócios como despesas operacionais, sem documentar corretamente a natureza da movimentação
- Reembolsos informais: devolver valores a funcionários ou sócios sem exigir notas fiscais, recibos ou comprovantes que justifiquem os gastos
- Pagamentos a terceiros: transferir dinheiro para contas bancárias diferentes das vinculadas ao fornecedor, sem apresentar justificativa para a operação
- Serviços sem contrato ou nota fiscal: realizar pagamentos por serviços sem formalizar a contratação e sem reunir documentos que demonstrem o que foi entregue
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Como as empresas podem proteger o seu caixa
Para proteger o caixa da sua empresa, adote um processo de conferência e documentação antes de liberar qualquer pagamento, garantindo a comprovação das despesas em vez de reunir comprovantes somente depois de uma intimação da Receita Federal.
Isso significa exigir documentos que demonstrem a origem e a finalidade da despesa, como pedido de compra, contrato assinado, nota fiscal e registros dos serviços ou produtos recebidos.
Além disso, é importante realizar a transferência para uma conta bancária vinculada ao CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica) do fornecedor que emitiu a nota fiscal, mantendo todos os comprovantes organizados e relacionados à operação correspondente.
Perguntas frequentes
Ter a nota fiscal do prestador de serviço não é suficiente?
Não, ter apenas a nota fiscal do prestador de serviço não é suficiente. A empresa também precisa comprovar a causa do pagamento e a efetiva prestação do serviço, por meio de contratos, relatórios, e-mails e registros de entregas.
Posso pagar a nota da empresa X na conta bancária pessoal do dono dela?
Não é recomendável pagar a nota fiscal de uma empresa na conta bancária pessoal do dono dela. O ideal é transferir o valor para uma conta vinculada ao CNPJ que emitiu a nota fiscal, mantendo a correspondência entre o fornecedor, o documento fiscal e o pagamento.
O que fazer com pagamentos antigos que não têm contrato?
Você pode reunir outros documentos que comprovem a origem e a finalidade dos pagamentos, como notas fiscais, propostas comerciais, e-mails, comprovantes bancários e registros dos serviços prestados. A ausência de contrato não impede, por si só, que a despesa seja comprovada por outros meios.
