Toda empresa que produz seus próprios produtos para a venda tem um ciclo operacional, seja ela de pequeno, médio ou grande porte. Pois, o ciclo se refere às etapas que envolvem a aquisição da matéria-prima, produção, até a venda.
Entender quais são os processos realizados no seu empreendimento até o momento em que o produto chega ao cliente e também o pós-venda é fundamental. Pois é a partir disso que é possível identificar as lacunas, os pontos fracos e implementar estratégias para a melhoria. Confira o artigo para entender melhor como o ciclo operacional funciona.
O que é ciclo operacional de uma empresa?
O ciclo operacional de uma empresa pode ser definido no momento em que é realizada a compra da matéria-prima ou compra da mercadoria, até o recebimento do valor da venda. Dentro deste tempo ocorrem vários processos, como a produção do produto, a venda e o recebimento do pagamento.
Na perspectiva financeira, quanto menor o tempo do ciclo operacional, melhor, pois assim não há uma demora prolongada para receber o retorno sobre o investimento. Assim, o desenho dessa jornada é um fator crucial para a saúde do negócio.
Qual é a importância de um ciclo operacional?
O ciclo operacional é fundamental dentro de uma empresa para se manter o controle de cada etapa. Ao compreender como os processos são feitos dentro do seu negócio, você poderá monitorar índices de performance fundamentais, como a quantidade de produtos que entram no estoque e que são vendidos, se a quantidade de matéria-prima adquirida é a ideal e outros.
O ciclo permite ter uma visão ampliada de como a empresa funciona e então analisar etapa por etapa. Ao invés de estar perdido em inúmeras atividades realizadas por diferentes setores para que os produtos sejam vendidos, o ciclo serve como um guia.
Além disso, ele é usado para identificar o tempo gasto desde a aquisição da matéria-prima até o pagamento pelas vendas. A partir disso, é possível pensar em como reduzir o tempo usado na produção e em outras atividades para acelerar o recebimento do lucro.
Etapas do ciclo operacional
Cada etapa do ciclo operacional possui suas particularidades e inclui ações diversas. É importante compreender cada uma delas e também entender que o tempo não será o mesmo em todas as empresas.
Pelo contrário, o seu modelo de negócio, setor em que ele faz parte, dentre vários outros fatores, irão influenciar o tempo do ciclo operacional. Dessa forma, é fundamental analisar o contexto que sua empresa está inserida e os aspectos que influenciam cada etapa.
Veja abaixo algumas das etapas que definem o ciclo operacional e que precisam ser analisadas com calma:
- Matéria-prima ou mercadoria: a primeira etapa é a compra da matéria-prima ou da mercadoria, quando a empresa não produz o próprio produto. Nesta etapa, é preciso pesquisar quais são os melhores fornecedores, os que oferecem o melhor custo-benefício e o prazo de entrega deles. Para garantir organização, já nesse primeiro momento, trabalhe com CRM para gestão de fornecedores;
- Produção: a produção inclui todos os processos necessários para transformar as matérias-primas até o produto final, que é aquele que será comercializado. Essa etapa também inclui gastos, como o salário dos funcionários, água, luz, aluguéis, títulos, dentre outras contas. Aqui, é importante se atentar em como os recursos são utilizados e buscar formas de otimizar a produção;
- Estocagem: após a produção dos produtos ou aquisição das mercadorias, é preciso ter um espaço adequado para que estes itens fiquem estocados. Isso acarreta em outras contas a pagar, como o aluguel, se não for um imóvel próprio, e o salários dos funcionários responsáveis por cuidarem do estoque. Você precisará compreender como funciona a gestão de estoque;
- Vendas: o processo de vendas é o momento de obter o lucro em relação aos produtos, mas também acarreta a obrigação de pagar determinados tributos. É fundamental conhecer quais são os principais tipos de tributos para evitar qualquer problema;
- Recebimento da venda: este é o momento em que a sua empresa recebe pelas vendas realizadas. Com esse dinheiro, você irá pagar os fornecedores e as contas que estão envolvidas em todo o ciclo operacional.
Como calcular o ciclo operacional?
Para saber qual é o tempo do ciclo operacional da sua empresa, você precisa somar o prazo médio de estocagem com o prazo médio de recebimento. Para calcular o prazo médio de estocagem, basta dividir 365 (número de dias do ano) pela quantidade de vezes que o estoque teve que ser renovado.
Para saber qual é o prazo médio de recebimento, você deve dividir a receita líquida da empresa por 365. Depois, divida o número médio de clientes anuais pelo resultado deste cálculo.
Por exemplo, suponhamos que uma empresa teve que renovar o seu estoque 30 vezes no ano. O prazo médio de estocagem seria então 365/30, que dá 12,1. Essa mesma empresa tem uma receita líquida de R$250 mil, o qual dividido por 365 é: 684,49.
Com o resultado anterior, é necessário cruzar com o número médio de clientes anuais, que neste exemplo é de 2 mil. Dito isso, o prazo de recebimento seria, então, 2.000/684,49, o que resulta em 2,9. Na sequência, para obter o tempo do ciclo operacional, basta somar 12,1 mais 2,9 que é igual a 15.
Logo, o tempo do ciclo operacional dessa empresa é de 15 dias, desde a estocagem até o recebimento do produto.
Analise o ciclo operacional da sua empresa
Agora que você já compreendeu melhor o que é o ciclo operacional e como ele funciona, que tal analisar como anda a performance do seu empreendimento? É interessante fazer um estudo mais aprofundado de cada etapa.
Assim, você terá como identificar os pontos fracos e buscar soluções que vão te ajudar a economizar tempo e dinheiro. Considere como os recursos podem ser melhor aproveitados e inclua sua equipe na busca das melhores respostas.
Para colocar em prática o que você aprendeu, confira como usar um sistema de controle de estoque. Esse é um processo que faz uma grande diferença em todo o ciclo do seu negócio. Confira!
